PAGE人事代理檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事代理檔案的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，維護公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有通過人事代理方式管理檔案的員工。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映員工的工作經(jīng)歷、學歷、資格證書等信息。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的流程和標準進行檔案管理。二、檔案管理職責（一）人力資源部門1.負責制定和完善人事代理檔案管理制度。2.組織實施檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.對檔案管理人員進行培訓和指導(dǎo)。4.協(xié)調(diào)與人事代理機構(gòu)的關(guān)系，確保檔案管理工作的順利進行。（二）檔案管理人員1.負責檔案的日常管理，包括收集、整理、分類、編號、裝訂等。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。3.按照規(guī)定的流程辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.定期對檔案進行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）員工本人1.應(yīng)如實提供個人檔案所需的相關(guān)材料。2.有權(quán)查詢本人檔案內(nèi)容，對檔案信息有異議時可按規(guī)定提出更正申請。3.配合公司做好檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)定。三、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）學歷學位材料學歷證書、學位證書、成績單等。（三）工作經(jīng)歷材料勞動合同、工作證明、離職證明、考核評價等。（四）資格證書材料職業(yè)資格證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等。（五）培訓材料參加各類培訓的證書、結(jié)業(yè)證明等。（六）獎懲材料表彰獎勵、處分決定等。（七）其他材料如體檢報告、社保繳納記錄等與員工相關(guān)的重要材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門應(yīng)及時通知員工提交檔案所需材料。2.員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將材料提交至人力資源部門，確保材料真實、完整。3.對于新入職員工，在辦理入職手續(xù)時同步收集檔案材料。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標準，對收集到的材料進行整理。2.去除重復(fù)、無效的材料，對材料進行排序、編號。3.對材料進行裝訂，確保整齊、牢固。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案材料應(yīng)及時歸檔，存入專門的檔案柜或檔案庫。2.建立檔案目錄，便于查找和管理。（二）保管1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完好。3.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進行保管，電子檔案應(yīng)備份存儲，并做好安全防護。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.員工本人因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.公司內(nèi)部其他部門因工作需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，由檔案管理人員協(xié)助查閱。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注無關(guān)信息。七、檔案信息變更與更正（一）變更1.員工個人基本信息、工作經(jīng)歷等發(fā)生變更時，應(yīng)及時向人力資源部門提交變更材料。2.人力資源部門審核后，對檔案進行相應(yīng)變更，并更新檔案目錄。（二）更正1.員工發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤時，可向人力資源部門提出更正申請，并提供相關(guān)證明材料。2.人力資源部門核實后，對錯誤信息進行更正，并在檔案中注明更正原因和日期。八、檔案的轉(zhuǎn)移與終止（一）轉(zhuǎn)移1.員工離職時，人力資源部門應(yīng)按照人事代理機構(gòu)的要求，辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)確保檔案材料齊全、完整，交接手續(xù)清晰。（二）終止1.員工與公司解除人事代理關(guān)系后，檔案管理工作相應(yīng)終止。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對終止后的檔案進行妥善處理，如封存、銷毀等。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設(shè)立舉報渠道，接受員工對檔案管理違規(guī)行為的舉報。（二）外部檢查1.配合人事代理機構(gòu)的定期檢查和審計工作。2.接受相關(guān)部門對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改。十、責任追究（一）對于違反檔案管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。（