PAGE單位檔案資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)單位檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在單位各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。單位檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則。檔案資料應(yīng)如實反映單位各項工作的實際情況，確保檔案資料的真實性和可靠性。3.完整性原則。檔案資料應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄單位各項工作的過程和結(jié)果，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則。對涉及單位機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則。檔案資料的管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案資料管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)單位檔案資料的日常管理工作。檔案管理部門的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案資料管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀單位各類檔案資料。3.負(fù)責(zé)檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。4.負(fù)責(zé)檔案資料的開發(fā)利用工作，為單位各項工作提供檔案信息服務(wù)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案資料的收集、整理、保管等工作。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、保管等工作，并接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門檔案管理人員的主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并及時移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案資料進(jìn)行整理、分類、編號等工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的日常保管，確保檔案資料的安全和完整。4.積極配合檔案管理部門做好檔案資料的開發(fā)利用工作。三、檔案資料的收集（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)文件、指示、通知、通報等。2.本單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.本單位召開的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本單位與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.本單位的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.本單位的人事檔案、工資檔案、獎懲檔案等。7.本單位的財務(wù)檔案、會計憑證、賬簿、報表等。8.本單位的基建檔案（包括規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的文件資料）。9.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）收集時間1.對上級機(jī)關(guān)文件、指示等，應(yīng)在收到后及時收集。2.對本單位形成的各類文件資料，應(yīng)在辦理完畢后及時收集，一般應(yīng)在次年上半年移交檔案管理部門。3.對重大活動、重要項目形成的檔案資料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集。四、檔案資料的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類。按照檔案資料的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號。對每一類檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的編號方式。3.編目。編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查閱。4.裝訂。對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案資料進(jìn)行修整、裱糊或裝訂，使其整齊美觀，便于保管。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在檔案資料收集齊全后及時進(jìn)行，確保整理工作的連續(xù)性。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的內(nèi)容，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。3.整理后的檔案資料應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，便于保管和利用。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)采用分類上架的方式進(jìn)行保管，便于查找和利用。2.電子檔案資料應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案資料的安全。3.對重要的檔案資料應(yīng)采用異地備份的方式進(jìn)行保管，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案資料丟失。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案資料是指對單位具有重要?dú)v史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案資料，如單位的成立文件、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案資料是指對單位在一定時期內(nèi)具有重要利用價值的檔案資料，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案資料是指對單位在較短時期內(nèi)具有利用價值的檔案資料，保管期限一般為5年以下。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案資料的可讀性。3.對超過保管期限的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，防止檔案資料積壓。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.本單位員工因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱本單位檔案資料，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱。本單位員工因工作需要查閱檔案資料，可直接到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.借閱。本單位員工因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制。本單位員工因工作需要復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案資料應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損等。2.查閱、借閱檔案資料后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.外單位查閱、借閱本單位檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的保密規(guī)定，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。4.司法機(jī)關(guān)查閱、借閱本單位檔案資料，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)積極配合。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限和價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案資料進(jìn)行綜合分析，確定其保管期限和價值。（二）銷毀1.對經(jīng)過鑒定確定已無保存價值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案資料應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案資料時應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案資料徹底銷毀，防止檔案資料泄露。4.銷毀檔案資料應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀檔案資料的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。八、檔案資料的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料統(tǒng)計制度，定期對檔案資料的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容應(yīng)包括檔案資料的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。3.統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、全面，為檔案資料的管理和決策提供依據(jù)。（二）移交1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門在工作中形成的檔案資料及時移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對各部門移交的檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。3.對移交的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行整理、分類、編號等工作，并按照規(guī)定進(jìn)行保管。九、檔案資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)成立檔案資料管理監(jiān)督檢查小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案資料管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案資料管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。監(jiān)督檢查小組應(yīng)定期對檔案資料管理工作進(jìn)行檢查，一般每年不少于[X]次。2.不定期抽查。監(jiān)督檢查小組可根據(jù)工作需要，不定期對檔案資料管理工作進(jìn)行抽查。3.專項檢查。對檔案資料管理中的重點(diǎn)問題或薄弱