PAGE心理社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)心理社檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在心理社工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于心理社全體成員及與心理社相關(guān)的各類檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映心理社的工作實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理心理社工作中形成的各類檔案，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、敏感信息等的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門心理社設(shè)立專門的檔案管理小組，負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理小組應(yīng)由具備一定檔案管理知識(shí)和責(zé)任心的成員組成。（二）各部門職責(zé)1.心理社負(fù)責(zé)人全面領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，確保檔案管理工作與心理社整體工作協(xié)調(diào)一致。審批檔案管理的重要制度、計(jì)劃和報(bào)告等。2.檔案管理小組制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等具體工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對(duì)檔案管理工作中存在的問題提出改進(jìn)建議，并及時(shí)向心理社負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.各部門成員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的形成、積累和初步整理，并按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理小組。在檔案管理小組的指導(dǎo)下，配合做好相關(guān)檔案管理工作，如查閱、借閱等。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保護(hù)檔案的安全和保密。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.活動(dòng)檔案：包括心理社組織的各類心理健康活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)、參與人員名單等。2.咨詢檔案：記錄心理咨詢過程中的來訪者信息、咨詢記錄、咨詢反饋等。3.培訓(xùn)檔案：心理社開展的培訓(xùn)課程資料，如培訓(xùn)大綱、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)課件、學(xué)員名單、培訓(xùn)考核結(jié)果等。4.社團(tuán)建設(shè)檔案：心理社的組織架構(gòu)、成員信息、社團(tuán)章程、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄、獲獎(jiǎng)情況等。5.宣傳檔案：心理社制作的宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁、宣傳視頻、新聞報(bào)道等。6.合作檔案：與其他組織或機(jī)構(gòu)合作開展活動(dòng)、項(xiàng)目等的相關(guān)協(xié)議、合作方案、合作記錄等。（二）編號(hào)1.采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如“HD”表示活動(dòng)檔案，“ZX”表示咨詢檔案，“PX”表示培訓(xùn)檔案，“ST”表示社團(tuán)建設(shè)檔案，“XC”表示宣傳檔案，“HZ”表示合作檔案。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如：2023年第5個(gè)活動(dòng)檔案編號(hào)為“2023HD005”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門成員應(yīng)及時(shí)將本部門在工作中形成的檔案資料收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于一些重要的檔案資料，如活動(dòng)策劃方案、咨詢記錄等，應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理小組。3.檔案管理小組定期對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。（二）整理1.檔案管理小組按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄。目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案中的文件資料進(jìn)行排序，一般按照文件形成的先后順序排列。對(duì)于有特定順序要求的檔案，如咨詢檔案，應(yīng)按照咨詢流程順序排列。4.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢?duì)紙張破損、字跡模糊的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.將整理好的檔案裝訂成冊(cè)，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行保管。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。（二）保管期限1.永久保管：涉及心理社重要?dú)v史資料、長期保存價(jià)值的檔案，如社團(tuán)章程、重要活動(dòng)的長期影響資料等。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，分別設(shè)定[X]年、[X]年等不同的保管期限。如活動(dòng)檔案、培訓(xùn)檔案等一般保管[X]年。3.保管期限屆滿后，檔案管理小組應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期更換，并存放在安全可靠的地方。4.保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，防止檔案受潮、發(fā)霉等。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.心理社成員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理小組審批。3.檔案管理小組根據(jù)審批結(jié)果，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理小組。（二）借閱1.心理社成員因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理小組負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理小組定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案管理工作的實(shí)際情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定銷毀1.檔案管理小組定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理小組負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否需要銷毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。4.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理小組負(fù)責(zé)人審核、心理社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。5.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法