PAGE檔案管理制度文化站一、總則（一）目的為加強文化站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文化站工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本文化站實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文化站各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。文化站檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自截留、分散或銷毀檔案。2.真實性原則。歸檔的文件材料應(yīng)真實反映文化站工作活動的實際情況。3.完整性原則。確保檔案內(nèi)容的全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。4.保密性原則。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是文化站檔案管理的職能部門，負責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善文化站檔案管理制度。2.負責(zé)對文化站各部門形成的檔案進行集中統(tǒng)一收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實體安全和信息安全。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉文化站業(yè)務(wù)工作，負責(zé)檔案管理的具體操作。其職責(zé)包括：1.按照檔案管理工作流程，認真做好檔案的收集、整理、編目、上架等工作。2.負責(zé)檔案的保管和保護，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。3.積極開展檔案利用工作，為文化站各項工作提供檔案信息支持。4.嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。5.做好檔案管理的統(tǒng)計工作，及時準確填報各類檔案統(tǒng)計報表。（三）各部門兼職檔案員各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其職責(zé)包括：1.負責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行初步整理。2.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱利用工作，為本部門工作提供檔案支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍文化站檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：上級文件、文化站文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)活動類：文化活動策劃方案、活動照片、視頻資料、演出節(jié)目單、文化作品創(chuàng)作資料等。3.設(shè)施設(shè)備類：文化站場館建設(shè)規(guī)劃、設(shè)施設(shè)備采購合同、維護記錄等。4.對外交流類：與其他單位的合作協(xié)議、交流活動資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，以防丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和年度、保管期限等進行分類。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案保管場所，檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，確保檔案安全保管。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對文化站具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。（四）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準確。2.每年對檔案保管狀況進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、綜合分析的原則，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合文化站工作實際，對檔案進行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、文化站領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員在銷毀完畢后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、及時、有效的原則，在確保檔案安全的前提下，為文化站各項工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.文化站內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱文化站檔案，須經(jīng)文化站領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、污損檔案。3.出具證明：根據(jù)利用者的要求，檔案管理人員可為其出具檔案證明材料。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享利用。（二）檔案數(shù)字化對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查詢和利用。（三）信息化管理系統(tǒng)選用適合文化站檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。（四）數(shù)據(jù)安全與備份加強檔案信息化