PAGE人事部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司人事部所管理的各類檔案，包括員工人事檔案、招聘檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案、薪酬福利檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)（一）人事部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.員工入職時(shí)，應(yīng)提交個(gè)人基本信息表、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、勞動(dòng)合同等相關(guān)資料，人事部負(fù)責(zé)收集并審核。2.員工在工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如培訓(xùn)記錄、考核報(bào)告、獎(jiǎng)懲決定等，由相關(guān)部門及時(shí)整理后移交人事部。3.招聘過程中產(chǎn)生的簡(jiǎn)歷、面試評(píng)估表、錄用通知等資料，由招聘部門整理歸檔后移交人事部。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案類別和時(shí)間順序?qū)κ占降臋n案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)建立目錄，注明檔案內(nèi)容的名稱、日期、頁碼等信息，方便查閱。3.對(duì)檔案中的文件資料進(jìn)行編號(hào)，確保每份文件都有唯一的標(biāo)識(shí)。4.對(duì)破損、褪色的文件資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行存放。2.建立檔案索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人事部審批。2.人事部檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人事部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。3.在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容可能涉及泄密的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）檔案安全1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，防止檔案受到損壞。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司人事部檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）檔案數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料錄入檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由人事部組織，相關(guān)部門人員參與，組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保管價(jià)值，確定保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?/p>