PAGE安全記錄檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全記錄檔案管理，確保安全記錄的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司安全管理決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目在安全管理活動中形成的各類記錄檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：安全記錄應(yīng)如實(shí)反映安全管理活動的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋安全管理的各個環(huán)節(jié)，確保記錄無遺漏。3.規(guī)范性原則：記錄的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。4.及時性原則：安全記錄應(yīng)及時形成，不得拖延。5.保密性原則：涉及公司機(jī)密的安全記錄應(yīng)嚴(yán)格保密。二、安全記錄檔案的分類與編號（一）分類1.安全檢查記錄：包括日常安全檢查、專項(xiàng)安全檢查、季節(jié)性安全檢查等記錄。2.安全教育培訓(xùn)記錄：員工安全培訓(xùn)、應(yīng)急演練培訓(xùn)等記錄。3.安全事故記錄：事故報告、調(diào)查處理、整改記錄等。4.安全設(shè)備設(shè)施記錄：設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測檢驗(yàn)記錄等。5.安全管理制度執(zhí)行記錄：如安全責(zé)任制落實(shí)情況、安全獎懲記錄等。6.其他安全相關(guān)記錄：如安全會議紀(jì)要、安全隱患排查治理記錄等。（二）編號采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：年份+部門代碼+檔案類別代碼+流水號。例如：2023AJ001，其中2023表示年份，A表示部門代碼，J表示安全檢查記錄類別代碼，001為流水號。三、安全記錄檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門、各崗位人員應(yīng)按照安全管理工作流程和要求，及時、準(zhǔn)確地填寫安全記錄。2.記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆等不易褪色的書寫工具，字跡清晰、工整。3.對于電子記錄，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并定期進(jìn)行備份。（二）收集職責(zé)1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門安全記錄的收集、整理工作。2.安全管理部門定期對各部門的安全記錄收集情況進(jìn)行檢查和督促。（三）收集時間1.日常安全記錄應(yīng)在工作完成后及時收集。2.月度安全檢查記錄應(yīng)在次月上旬收集完畢。3.年度安全記錄應(yīng)在次年1月底前收集整理歸檔。四、安全記錄檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.對收集到的安全記錄進(jìn)行分類、排序，剔除重復(fù)、無效的記錄。2.檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性，對缺項(xiàng)、漏項(xiàng)的記錄及時補(bǔ)充完善。3.將整理好的安全記錄按照編號順序進(jìn)行裝訂，確保牢固、整齊。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和編號順序，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息。2.電子檔案：建立電子檔案庫，按照檔案類別和編號進(jìn)行分類存儲，同時建立索引目錄，便于查詢。（三）歸檔地點(diǎn)1.紙質(zhì)檔案存放在公司專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。2.電子檔案存儲在公司的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。五、安全記錄檔案的保管（一）保管期限1.安全檢查記錄：一般保管期限為3年。2.安全教育培訓(xùn)記錄：保管期限為5年。3.安全事故記錄：永久保管。4.安全設(shè)備設(shè)施記錄：自設(shè)備報廢或停用后保管5年。5.安全管理制度執(zhí)行記錄：保管期限為3年。6.其他安全相關(guān)記錄：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于3年。（二）保管措施1.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案要定期進(jìn)行維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、安全記錄檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全記錄檔案的，應(yīng)填寫《安全記錄檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的安全記錄檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄。（二）借閱程序1.因工作需要借閱安全記錄檔案的人員，應(yīng)填寫《安全記錄檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞、丟失應(yīng)照價賠償。七、安全記錄檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的安全記錄檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞無法修復(fù)且無利用價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對達(dá)到銷毀條件的安全記錄檔案進(jìn)行清理，編制《安全記錄檔案銷毀清單》。2.經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由檔案管理部門保存。八、安全記錄檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.安全管理部門定期對各部門安全記錄檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價1.將安全記錄檔案管理工作納入公司安全管理績效考核體系，對各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果與部門和個人的績效獎金、