PAGE檔案室清潔保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室的管理，確保檔案資料的安全與完整，維護公司的合法權益，特制定本清潔保密制度。本制度適用于公司內部涉及檔案管理的所有部門和人員。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室的日常清潔維護以及檔案資料的保密管理工作。檔案室涵蓋公司各類文件、合同、報表、技術資料、人事檔案等重要信息載體。（三）基本原則1.安全保密原則檔案資料是公司的核心資產之一，必須采取嚴格的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.規(guī)范操作原則檔案管理工作應遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，建立規(guī)范的操作流程，確保各項工作有序進行。3.清潔維護原則檔案室應保持良好的環(huán)境衛(wèi)生，定期進行清潔消毒，防止灰塵、蟲害等對檔案資料造成損害。二、檔案室清潔管理（一）清潔頻率1.每日對檔案室的地面、桌面進行清掃，清除雜物和灰塵。2.每周對檔案架、文件柜等進行擦拭，保持表面清潔。3.每月對檔案室進行全面清潔，包括門窗玻璃、墻面、天花板等。4.每季度對檔案室進行深度清潔消毒，可采用專業(yè)的消毒設備和藥劑，確保室內環(huán)境符合衛(wèi)生標準。（二）清潔要求1.地面清潔使用干凈的拖把或吸塵器進行清掃，避免揚塵。如有污漬，可使用適量的清潔劑進行擦拭，但要注意避免清潔劑接觸到檔案資料。2.桌面清潔用干凈的抹布擦拭桌面，保持桌面整潔無雜物。清理文件時要小心謹慎，避免損壞文件。3.檔案架和文件柜清潔先用干布擦拭表面灰塵，再用濕布輕輕擦拭，確保無灰塵殘留。清潔過程中要注意防止檔案掉落，如有松動的檔案應及時整理歸位。4.門窗玻璃清潔使用專用的玻璃清潔劑和干凈的抹布進行擦拭，確保玻璃明亮干凈。5.墻面和天花板清潔定期檢查墻面和天花板是否有污漬或蜘蛛網(wǎng)，如有需要，可使用適當?shù)那鍧嵐ぞ哌M行清理。（三）清潔工具與用品管理1.配備專門的清潔工具，如拖把、抹布、吸塵器、清潔劑等，并定期進行檢查和維護，確保工具完好可用。2.清潔用品應妥善存放，避免與檔案資料接觸，防止污染檔案。3.清潔工具和用品使用后要及時清洗、晾干，并放回指定位置。三、檔案保密管理（一）人員管理1.檔案管理人員應經(jīng)過嚴格的背景審查和保密培訓，具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務。3.限制非檔案管理人員進入檔案室，確需進入的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并進行登記。（二）檔案存儲與保管1.檔案室應具備完善的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備。2.檔案應分類存放，建立清晰的檔案目錄和索引，便于查找和管理。3.對重要檔案應進行備份，并分別存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害或其他原因導致檔案丟失。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案數(shù)量與目錄一致，檔案狀態(tài)良好。（三）檔案借閱與使用1.建立檔案借閱制度，明確借閱流程和審批權限。借閱人需填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，方可借閱檔案。2.借閱檔案時，檔案管理人員應嚴格按照借閱申請表的內容進行發(fā)放，并做好借閱登記。3.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自轉借、復印、涂改或泄露檔案內容。如需復印檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。4.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（四）檔案傳遞與交接1.檔案傳遞應通過安全可靠的方式進行，如專人送達、機要通信等。傳遞過程中要確保檔案的安全，防止丟失或損壞。2.檔案交接時，雙方應進行詳細的清點和核對，并填寫交接清單，雙方簽字確認。交接清單應包括檔案名稱、數(shù)量、交接時間等信息。（五）檔案銷毀1.建立檔案銷毀制度，明確銷毀范圍、銷毀程序和審批權限。對已超過保管期限或失去保存價值的檔案，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。3.檔案銷毀過程中，應有專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。四、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對檔案室的清潔和保密工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設立內部監(jiān)督舉報機制，鼓勵員工對違反清潔保密制度的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）外部審計1.公司定期聘請專業(yè)的審計機構對檔案室的清潔保密工作進行審計，確保制度的有效執(zhí)行。2.根據(jù)審計結果，對存在的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。五、培訓與教育（一）新員工培訓1.對新入職的員工進行檔案室清潔保密制度培訓，使其了解制度的重要性和基本要求。2.培訓內容包括清潔操作規(guī)程、保密責任和義務、檔案借閱流程等。（二）定期培訓1.定期組織檔案管理人員進行清潔保密知識培訓，不斷提高其業(yè)務水平和保密意識。2.培訓內容可包括法律法規(guī)解讀、新技術在檔案管理中的應用、清潔保密工作案例分析等。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反檔案室清潔制度，未按要求進行清潔維護，導致檔案室環(huán)境不符合衛(wèi)生標準的。2.違反檔案保密制度，擅自泄露檔案內容、丟失檔案、違規(guī)借閱或使用檔案的。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，給予警告，并要求立即整改。2.對于嚴重違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，如罰款、降職、辭退等，并依法追究其法律責任。3.因違規(guī)行為給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任。七、附則（一）制度解釋本制度由