PAGE檔案館介紹信管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案館介紹信的管理，規(guī)范介紹信的開具、使用、保管等流程，確保介紹信的安全與正確使用，維護(hù)檔案館的正常工作秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館全體工作人員在開展與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的對外聯(lián)系、業(yè)務(wù)辦理等活動(dòng)中涉及介紹信使用的情況。（三）基本原則1.嚴(yán)格規(guī)范原則：介紹信的開具、使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行，確保各項(xiàng)手續(xù)完備、準(zhǔn)確。2.安全保密原則：加強(qiáng)對介紹信的保管，防止介紹信被盜用、冒用等情況發(fā)生，保障檔案信息安全。3.責(zé)任明確原則：明確介紹信開具、使用、保管等各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、介紹信的開具（一）開具條件1.當(dāng)檔案館工作人員因工作需要，前往外單位辦理檔案查閱、借閱、移交、業(yè)務(wù)洽談等與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的事項(xiàng)時(shí)，可申請開具介紹信。2.申請開具介紹信的事項(xiàng)必須符合國家法律法規(guī)以及本檔案館的業(yè)務(wù)范圍和工作要求。（二）申請流程1.申請人填寫《介紹信申請表》，詳細(xì)注明前往單位、事由、預(yù)計(jì)外出時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《介紹信申請表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對申請事項(xiàng)的必要性、真實(shí)性等進(jìn)行審核，審核通過后簽字批準(zhǔn)。3.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《介紹信申請表》交至檔案館辦公室。（三）介紹信內(nèi)容填寫1.檔案館辦公室根據(jù)《介紹信申請表》的內(nèi)容，按照統(tǒng)一格式開具介紹信。介紹信應(yīng)包含以下內(nèi)容：被介紹人姓名、性別、職務(wù)、身份證號(hào)碼等基本信息。前往單位名稱、詳細(xì)地址。事由：明確說明前往辦理的具體檔案業(yè)務(wù)事項(xiàng)。有效期：根據(jù)實(shí)際需要合理確定介紹信的有效期限，一般不超過[X]個(gè)工作日。編號(hào)：為每一份介紹信賦予唯一編號(hào)，便于管理和查詢。2.介紹信內(nèi)容應(yīng)使用黑色或藍(lán)色墨水筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋檔案館公章。（四）蓋章1.介紹信填寫完畢后，由檔案館辦公室負(fù)責(zé)人審核無誤后，在介紹信的落款處加蓋檔案館公章。2.蓋章應(yīng)確保清晰、端正，騎年蓋月。（五）發(fā)放1.檔案館辦公室將蓋好章的介紹信發(fā)放給申請人，并做好發(fā)放登記。發(fā)放登記內(nèi)容包括介紹信編號(hào)、申請人姓名、部門、申請事由、發(fā)放時(shí)間等。2.申請人應(yīng)在領(lǐng)取介紹信時(shí)簽字確認(rèn)。三、介紹信的使用（一）使用要求1.申請人必須嚴(yán)格按照介紹信注明的前往單位、事由、有效期等內(nèi)容使用介紹信，不得擅自更改或擴(kuò)大使用范圍。2.介紹信僅供申請事項(xiàng)使用，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他無關(guān)事項(xiàng)。3.在使用介紹信過程中，如遇對方單位有疑問或特殊要求，申請人應(yīng)及時(shí)與檔案館辦公室溝通，不得擅自承諾或處理。（二）使用記錄1.申請人在使用介紹信辦理完相關(guān)事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)將介紹信交回檔案館辦公室，并在介紹信的使用記錄欄中注明辦理結(jié)果、歸還時(shí)間等信息。2.檔案館辦公室應(yīng)對介紹信的使用情況進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)介紹信未按時(shí)交回或使用不當(dāng)?shù)惹闆r，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。四、介紹信的保管（一）保管責(zé)任1.檔案館辦公室負(fù)責(zé)介紹信的統(tǒng)一保管。指定專人負(fù)責(zé)介紹信的保管工作，確保介紹信存放安全、有序。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露介紹信的存放位置、數(shù)量等信息。（二）保管方式1.介紹信應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，加鎖保管。2.建立介紹信保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄介紹信的編號(hào)、領(lǐng)取時(shí)間、發(fā)放對象、有效期、歸還時(shí)間等信息，做到賬物相符。3.定期對介紹信的保管情況進(jìn)行檢查，確保介紹信無丟失、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）銷毀1.對于過期、作廢或因其他原因不再使用的介紹信，保管人員應(yīng)及時(shí)清理，并填寫《介紹信銷毀申請表》。2.《介紹信銷毀申請表》應(yīng)詳細(xì)注明銷毀介紹信的編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案館辦公室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.介紹信銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保介紹信內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館辦公室負(fù)責(zé)對介紹信的開具、使用、保管等情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對介紹信的使用記錄、保管臺(tái)賬等進(jìn)行核對，確保各項(xiàng)工作符合規(guī)定要求。2.如發(fā)現(xiàn)違反本制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門對介紹信管理情況的檢查工作。2.對于監(jiān)督檢查中提出的問題和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時(shí)整改，不斷完善介紹信管理制度。六、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因申請人填寫信息不實(shí)、擅自更改介紹信內(nèi)容、轉(zhuǎn)借他人使用等原因?qū)е陆榻B信使用不當(dāng)，造成不良后果的，由申請人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因保管人員保管不善，導(dǎo)致介紹信丟失、被盜用、冒用等情況發(fā)生，給檔案館造成損失的，由保管人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因部門負(fù)責(zé)人審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致不符合規(guī)定的介紹信被開具，造成不良后果的，由部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反本制度的責(zé)任人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、開除等處分。2.因違反本制度給檔案館造成經(jīng)濟(jì)損