PAGE檔案管理制度檔案保管一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案保管制度。本制度旨在規(guī)范檔案保管工作流程，明確各部門及人員在檔案保管中的職責，保障公司/組織各項業(yè)務活動的順利開展，并為公司/組織的決策、運營、歷史研究等提供可靠的信息支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構以及全體員工在工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案的集中統(tǒng)一保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應真實反映公司/組織各項業(yè)務活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案保管應遵循便于檢索、查詢和利用的原則，合理分類、編號和存儲檔案，提高檔案利用效率。二、檔案保管機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理部門，作為檔案保管的專門機構，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案保管相關制度、流程和標準，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理指導各部門做好檔案的收集工作，定期對各部門移交的檔案進行檢查和整理，確保檔案的質(zhì)量符合要求。按照檔案分類標準，對檔案進行科學分類、編號和編目，建立健全檔案檢索體系。3.檔案保管負責檔案庫房的建設、維護和管理，配備必要的檔案保管設施設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全存放。對檔案進行定期盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。5.檔案利用服務建立檔案利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務，根據(jù)實際需要，編制和提供檔案信息資料，滿足公司/組織各項工作對檔案的利用需求。6.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案動態(tài)信息。定期對檔案管理工作進行分析總結(jié)，為公司/組織檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.檔案信息化建設推進檔案信息化管理工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。加強對電子檔案的安全管理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性。8.培訓與指導組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理技能。對各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，確保各部門檔案管理工作規(guī)范有序。（三）各部門檔案管理職責1.指定專人負責各部門應指定一名檔案管理人員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并確保檔案管理人員相對穩(wěn)定。2.檔案收集與整理按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作過程中形成的各類檔案，進行初步整理和分類，確保檔案資料的齊全完整。定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.檔案保管與利用在本部門妥善保管需暫時留存的檔案，做好檔案的安全保密工作。根據(jù)工作需要，合理利用本部門保管的檔案，并按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.配合檔案管理部門工作積極配合檔案管理部門開展檔案管理各項工作，如檔案鑒定、銷毀、統(tǒng)計等，提供相關資料和信息，協(xié)助完成檔案管理目標任務。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政類檔案包括公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、規(guī)定，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政公文、函件、通知，人事檔案、勞動工資、教育培訓等方面的文件材料。2.財務類檔案涵蓋會計憑證、賬簿、報表，財務預算、決算文件，審計報告、稅務資料，資金管理、資產(chǎn)管理等方面的檔案材料。3.業(yè)務類檔案根據(jù)公司/組織業(yè)務性質(zhì)不同，進一步細分業(yè)務檔案類別，如市場營銷業(yè)務檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務檔案、質(zhì)量管理業(yè)務檔案、客戶服務業(yè)務檔案等。業(yè)務類檔案主要包括業(yè)務合同、協(xié)議，業(yè)務計劃、方案，業(yè)務報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，業(yè)務調(diào)研、分析報告等文件材料。4.技術類檔案包含產(chǎn)品研發(fā)、工藝設計、技術改造等方面的檔案，如技術圖紙、技術文件、技術標準，科研項目立項、研究、驗收文件，專利、商標、著作權等知識產(chǎn)權相關檔案材料。5.基建類檔案涉及公司/組織基本建設項目的各類檔案，如項目立項、可行性研究報告文件，工程設計圖紙、施工圖紙，工程招投標文件、合同協(xié)議，工程施工過程中的各項記錄、驗收文件等。6.聲像類檔案包括照片、錄音、錄像等聲像資料，如公司/組織重大活動、會議、工程建設、產(chǎn)品研發(fā)等方面的聲像記錄，以及反映公司/組織形象、文化等方面的聲像作品。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，確保每個檔案都有一個唯一的編號，便于檔案的標識、檢索和管理。2.編號方法采用層次分類編號法，按照檔案分類類別，依次賦予不同層次的代碼。例如，行政類檔案編號為XZ001，其中“XZ”代表行政類檔案，“001”為該類別下的順序編號；財務類檔案編號為CW001，以此類推。對于業(yè)務類檔案，可根據(jù)業(yè)務細分進一步擴展編號，如市場營銷業(yè)務檔案編號為SYSC001，其中“SY”代表業(yè)務類檔案，“SC”代表市場營銷業(yè)務，“001”為該細分業(yè)務下的順序編號。四、檔案保管期限（一）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管檔案凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。主要包括公司章程、制度、重要會議紀要、重大決策文件、涉及公司/組織權益的重要合同協(xié)議、財務決算報告、重要人事任免文件、歷史沿革資料等。2.長期保管檔案對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。如一般業(yè)務合同、協(xié)議，中期財務報表及相關分析報告，重要業(yè)務活動記錄，一般性人事檔案等。3.短期保管檔案在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，保管期限為1年至10年。如一般性行政文件、臨時性業(yè)務報表、短期培訓資料等。（二）保管期限確定檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，結(jié)合檔案的重要程度、形成時間、涉及范圍等因素綜合考量。對于新形成的檔案，由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門，按照檔案保管期限劃分標準，初步確定保管期限，并在檔案整理過程中予以標注。在檔案鑒定過程中，對保管期限的確定進行復查和調(diào)整，確保檔案保管期限的準確性和合理性。五、檔案保管要求（一）檔案庫房管理1.庫房選址與建設檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好、防火防盜的地點。庫房建筑應符合國家有關建筑設計規(guī)范，具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.庫房布局與設施配備庫房內(nèi)應合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作流程順暢。配備必要的檔案保管設施設備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、消防器材、防蟲藥品、除濕機等。3.庫房環(huán)境管理嚴格控制庫房溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。定期對庫房進行清潔衛(wèi)生打掃，保持庫房整潔干凈。做好庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入庫房。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲紙質(zhì)檔案應按照檔案分類順序，依次存放在檔案密集架或檔案柜中，并在檔案架（柜）上標明檔案類別、編號、起止日期等信息，便于查找和管理。對于重要的紙質(zhì)檔案，可采取備份存儲的方式，如制作副本或進行數(shù)字化掃描存儲，以防止檔案原件損壞或丟失。2.電子檔案存儲電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。建立電子檔案存儲目錄，對電子檔案進行分類存儲，并按照檔案編號進行命名，確保電子檔案存儲的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.聲像檔案存儲照片、錄音、錄像等聲像檔案應按照形成時間、內(nèi)容等進行分類整理，存儲在專用的存儲介質(zhì)上，并標注相關信息。對于重要的聲像檔案，應制作副本或進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換存儲，同時建立聲像檔案目錄索引，方便查閱和利用。（三）檔案安全防護1.防火防盜檔案庫房應安裝防火報警裝置、自動滅火系統(tǒng)等消防設施，并定期進行檢查和維護，確保消防設施完好有效。庫房門窗應具備防盜功能，安裝防盜門窗、防盜鎖等，必要時可設置保險柜存放重要檔案。2.防潮防蟲采取防潮措施，如在庫房內(nèi)放置除濕機、干燥劑等，防止檔案受潮發(fā)霉。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取防治措施，如投放防蟲藥品、熏蒸等。3.防鼠防塵封堵庫房內(nèi)的鼠洞、縫隙等，防止老鼠進入庫房破壞檔案。在庫房門窗處安裝防塵網(wǎng)，減少灰塵進入庫房，保持檔案的清潔。4.數(shù)據(jù)安全加強電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設置用戶權限，對不同級別的用戶授予相應的訪問權限，防止電子檔案數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或刪除。定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案保管流程（一）檔案收集1.收集范圍各部門應按照檔案管理部門規(guī)定的檔案收集范圍，及時收集本部門在工作過程中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.收集時間對于日常工作中形成的檔案，應在工作結(jié)束后及時收集整理；對于定期形成的檔案，如月度報表、季度總結(jié)等，應在規(guī)定時間內(nèi)收集歸檔；對于重大活動、項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后及時進行收集。3.收集方式檔案收集可采用主動收集和被動收集相結(jié)合的方式。主動收集是指檔案管理部門定期向各部門發(fā)出檔案收集通知，提醒各部門及時移交檔案；被動收集是指各部門在檔案形成后主動將檔案移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性原則，確保檔案整理后的質(zhì)量符合要求。2.整理步驟首先對收集到的檔案進行分類，按照檔案分類標準，將檔案分為不同的類別。然后對每類檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。最后對檔案進行裝訂、裝盒等整理工作，確保檔案整齊有序。（三）檔案移交1.移交時間各部門應定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，一般每季度或半年移交一次，具體移交時間由檔案管理部門根據(jù)實際情況確定。2.移交手續(xù)檔案移交時，雙方應填寫檔案移交清單，詳細注明移交檔案的類別、數(shù)量、編號等信息，并簽字確認。檔案管理部門應對移交的檔案進行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。（四）檔案保管1.上架存放檔案管理部門將接收的檔案按照檔案編號順序，上架存放在檔案庫房的相應位置，并做好檔案存放位置的記錄，便于查找和管理。2.定期盤點定期對檔案進行盤點，一般每年至少進行一次全面盤點，核對檔案的數(shù)量、編號、存放位置等信息，確保檔案賬實相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應的處理措施。3.日常維護檔案管理人員應定期對檔案庫房進行巡查，檢查庫房的溫濕度、消防設施、防盜設施等是否正常運行，及時處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。對檔案進行日常清潔、防蟲、防潮等維護工作，確保檔案的安全和完整。（五）檔案利用1.利用申請公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.利用審批檔案管理部門收到檔案利用申請表后，應進行審核。對于涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，需經(jīng)公司/組織相關領導審批同意后方可提供利用。3.利用服務檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為利用者提供檔案查閱、借閱服務。查閱檔案時，利用者應在檔案查閱室內(nèi)進行，不得擅自將檔案帶出查閱室；借閱檔案時，利用者應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員應對檔案利用情況進行記錄，包括利用時間、利用者姓名、利用目的等信息。（六）檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作實施。2.鑒定標準按照檔案保管期限劃分標準和檔案價值鑒定原則，對檔案進行鑒定。重點審查檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案是否具有保存價值。3.鑒定程序檔案鑒定工作小組定期對檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。對于