PAGE供銷社財(cái)務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)供銷社財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合供銷社實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供銷社機(jī)關(guān)及所屬各單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財(cái)務(wù)檔案，是指供銷社在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料，以及與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的其他資料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則供銷社財(cái)務(wù)檔案管理工作在供銷社領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行分級管理。各級單位負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管和利用工作，并接受上級主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映供銷社的財(cái)務(wù)收支情況和經(jīng)濟(jì)活動，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.有效利用原則充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的作用，為供銷社的財(cái)務(wù)管理、決策支持、審計(jì)監(jiān)督等工作提供有效服務(wù)。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計(jì)憑證類包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計(jì)賬簿類包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，以及會計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。4.其他類包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。（二）編號財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號方法如下：1.會計(jì)憑證類按照年度和月份順序編號，如“20XX年X月第X號”。2.會計(jì)賬簿類總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿分別編號，編號格式為“賬簿名稱+年度+序號”，如“總賬20XX年第1號”。固定資產(chǎn)卡片按照固定資產(chǎn)編號單獨(dú)編號。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類按照年度和報(bào)告類型編號，如“20XX年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告（年報(bào)）第1號”、“20XX年X季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告（季報(bào)）第1號”等。4.其他類按照資料類型和時間順序編號，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年X月第1號”、“財(cái)務(wù)預(yù)算20XX年度第1號”等。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.各單位財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照財(cái)務(wù)檔案管理的要求，及時收集本單位在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的各類檔案資料。2.財(cái)務(wù)檔案的收集應(yīng)遵循全面、及時、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。（二）整理1.會計(jì)憑證的整理對原始憑證進(jìn)行分類整理，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和時間順序排列。將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。定期對記賬憑證進(jìn)行編號，裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等信息。2.會計(jì)賬簿的整理對總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿進(jìn)行核對，確保賬賬相符。按照賬簿的編號順序，將賬簿封面、扉頁、賬頁等整理齊全，裝訂成冊，并在封面上注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)等信息。在賬簿的扉頁上填寫“賬簿啟用表”，注明賬簿名稱、編號、啟用日期、記賬人員、會計(jì)主管等信息。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的整理對月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告進(jìn)行分類整理，按照報(bào)告類型和時間順序排列。在財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告類型、報(bào)送日期等信息，并加蓋單位公章。將財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的正文、附注、財(cái)務(wù)情況說明書等資料整理齊全，裝訂成冊。4.其他類財(cái)務(wù)檔案的整理對銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等其他類財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，按照時間順序排列。在每份檔案資料的封面上注明資料名稱、年度、月份、日期等信息，并加蓋單位公章。將整理好的檔案資料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、年度、月份等信息。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他類銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為5年；審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為10年或永久保管。會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.供銷社機(jī)關(guān)及所屬各單位應(yīng)設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫房，確保檔案保管環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.財(cái)務(wù)檔案保管庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，便于查找和管理。2.對電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份介質(zhì)應(yīng)與原數(shù)據(jù)分開存放，并注明備份日期、內(nèi)容等信息。3.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格限制非財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案保管庫房，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.供銷社內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫房或進(jìn)行其他有損檔案安全的行為。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)財(cái)務(wù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還財(cái)務(wù)檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.供銷社外部單位或個人因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，提供單位介紹信、身份證明等相關(guān)證明材料，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)供銷社財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)與財(cái)務(wù)檔案管理人員簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還財(cái)務(wù)檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告財(cái)務(wù)部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件財(cái)務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：1.由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)供銷社財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)上級主管部門批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)在指定的地點(diǎn)由財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員在銷毀財(cái)務(wù)檔案前，應(yīng)認(rèn)真核對《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。銷毀過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告供銷社財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和單位主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊情況處理保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的供銷社，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。七、財(cái)務(wù)檔案管理人員職責(zé)（一）檔案收集與整理職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照財(cái)務(wù)檔案管理的要求，及時收集本單位在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的各類檔案資料。2.對收集到的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類、整理、編號，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的保管工作，確保檔案的安全、完整。2.定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格限制非財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案保管庫房，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。（三）檔案查閱與借閱管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)受理財(cái)務(wù)檔案的查閱和借閱申請，按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和登記。2.陪同查閱人員查閱財(cái)務(wù)檔案，確保查閱過程的安全和規(guī)范。3.對借閱的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行跟蹤管理，督促借閱人員按時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（四）檔案銷毀管理職責(zé)1