PAGE檔案室安全責(zé)任制度清單一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室安全管理，確保檔案資料的完整、安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的安全責(zé)任界定與管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：通過建立健全各項(xiàng)安全管理制度和防范機(jī)制，提前消除安全隱患。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案安全管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、檔案室安全管理職責(zé)分工（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室安全管理制度，定期檢查檔案室的安全狀況，確保門窗、消防設(shè)施、防盜設(shè)備等處于良好狀態(tài)。3.對檔案室的溫濕度進(jìn)行監(jiān)控和調(diào)節(jié)，保證檔案存放環(huán)境符合要求。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。5.對檔案室發(fā)生的安全事故及時報(bào)告，并協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案室。2.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，確保本部門檔案的正確使用和安全。3.對本部門檔案的安全負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，及時向檔案室管理人員報(bào)告。（三）公司安全管理部門職責(zé)1.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案室的安全管理工作，定期進(jìn)行安全檢查，提出改進(jìn)意見和建議。2.協(xié)調(diào)處理檔案室發(fā)生的安全事故，參與事故調(diào)查，督促相關(guān)部門落實(shí)整改措施。3.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室安全應(yīng)急預(yù)案，并組織演練。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.對檔案室安全管理工作負(fù)總責(zé)，將檔案安全納入公司整體安全管理體系。2.審批檔案室安全管理制度和安全應(yīng)急預(yù)案，為檔案安全管理工作提供必要的資源支持。3.定期聽取檔案室安全管理工作匯報(bào)，對重大安全問題進(jìn)行決策。三、檔案室安全管理制度（一）檔案庫房管理制度1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損害。2.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。3.檔案架排列應(yīng)整齊有序，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰。4.庫房門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，確保庫房安全。下班后應(yīng)關(guān)閉門窗，鎖好庫房。5.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如遇火災(zāi)、水災(zāi)等緊急情況，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時報(bào)告。（二）檔案設(shè)備管理制度1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。2.對檔案管理軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.檔案設(shè)備出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時維修或更換，確保檔案管理工作不受影響。（三）檔案借閱制度1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表，嚴(yán)格審核借閱人資格和借閱用途，對符合條件的予以辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案室管理人員應(yīng)及時催還。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.絕密級檔案原則上不得借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）檔案保密制度1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.嚴(yán)格控制檔案的知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。3.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止泄密。4.在檔案整理、歸檔、銷毀等過程中，應(yīng)注意保密，防止檔案信息泄露。5.如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（五）檔案整理與歸檔制度1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時對本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理和分類。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.定期將整理好的檔案移交至檔案室進(jìn)行歸檔，檔案室管理人員應(yīng)及時對歸檔檔案進(jìn)行審核、編號、上架等工作。4.對歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和管理。（六）檔案銷毀制度1.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。四、檔案室安全檢查與隱患排查（一）定期檢查1.檔案室管理人員應(yīng)每周對檔案室進(jìn)行一次安全檢查，主要檢查檔案庫房的門窗、消防設(shè)施、防盜設(shè)備、溫濕度等情況，確保檔案存放環(huán)境安全。2.公司安全管理部門應(yīng)每月對檔案室進(jìn)行一次全面的安全檢查，重點(diǎn)檢查安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案設(shè)備的運(yùn)行狀況、檔案整理與歸檔情況等。（二）專項(xiàng)檢查1.在重要節(jié)日、重大活動前，應(yīng)組織開展檔案室安全專項(xiàng)檢查，確保檔案安全。2.當(dāng)檔案室設(shè)備更新、檔案管理系統(tǒng)升級等情況發(fā)生時，應(yīng)及時進(jìn)行專項(xiàng)安全檢查，評估安全風(fēng)險(xiǎn)。（三）隱患排查與整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時進(jìn)行記錄，并分析原因，制定整改措施。2.一般安全隱患應(yīng)立即整改，重大安全隱患應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)整改完畢。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保隱患消除。3.對因客觀原因暫時無法整改的安全隱患，應(yīng)采取臨時防范措施，確保檔案安全，并盡快制定整改計(jì)劃，限期整改。五、檔案室安全應(yīng)急預(yù)案（一）應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.成立檔案室安全應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案室管理人員、安全管理部門負(fù)責(zé)人等為成員。2.應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定和修訂檔案室安全應(yīng)急預(yù)案，組織應(yīng)急演練，指揮和協(xié)調(diào)應(yīng)急處置工作。（二）應(yīng)急響應(yīng)程序1.當(dāng)檔案室發(fā)生安全事故時，檔案室管理人員應(yīng)立即報(bào)告公司安全管理部門，并采取必要的應(yīng)急措施，如滅火、搶救檔案等。2.公司安全管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員趕赴現(xiàn)場進(jìn)行應(yīng)急處置。3.應(yīng)急處置過程中，應(yīng)及時向上級主管部門報(bào)告事故情況，并根據(jù)事故發(fā)展態(tài)勢，適時調(diào)整應(yīng)急措施。（三）火災(zāi)事故應(yīng)急處置1.發(fā)現(xiàn)火災(zāi)時，應(yīng)立即撥打火警電話“119”報(bào)警，并組織人員使用滅火器、消防栓等消防設(shè)備進(jìn)行滅火。2.迅速疏散檔案室內(nèi)的人員，將重要檔案轉(zhuǎn)移至安全地點(diǎn)。3.在消防人員到達(dá)前，應(yīng)盡力控制火勢蔓延，保護(hù)檔案安全。（四）水災(zāi)事故應(yīng)急處置1.當(dāng)發(fā)生水災(zāi)時，應(yīng)立即切斷電源，防止觸電事故。2.組織人員使用排水設(shè)備進(jìn)行排水，將檔案轉(zhuǎn)移至高處或干燥地點(diǎn)。3.對被水浸泡的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行清理和晾干，采取必要的修復(fù)措施，盡量減少損失。（五）盜竊事故應(yīng)急處置1.發(fā)現(xiàn)盜竊行為時，如果盜竊分子尚未逃離現(xiàn)場，應(yīng)立即組織人員進(jìn)行抓捕，并及時報(bào)警。2.如果盜竊分子已經(jīng)逃離現(xiàn)場，應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場，及時清點(diǎn)檔案數(shù)量，查看是否有檔案丟失或損壞。3.配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查，提供相關(guān)線索和證據(jù)。（六）應(yīng)急演練1.定期組織檔案室安全