PAGE檔案否決事項雙告知制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案否決事項的處理流程，確保公司各項工作合法合規(guī)、有序開展，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及檔案管理相關(guān)工作中的行為規(guī)范和操作流程。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：保證檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，如實記錄公司各項業(yè)務(wù)活動。3.及時告知原則：對于檔案否決事項，及時向相關(guān)責(zé)任主體進行告知，明確問題所在及整改要求。4.責(zé)任追究原則：對違反檔案管理規(guī)定導(dǎo)致檔案否決事項發(fā)生的部門和個人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、檔案否決事項的界定（一）違反法律法規(guī)類1.檔案內(nèi)容涉及違反國家法律法規(guī)，如存在偷稅漏稅記錄、違法經(jīng)營行為證明等。2.檔案形成過程不符合法定程序，可能影響法律效力，如重要合同簽訂未按規(guī)定流程存檔等。（二）信息不準(zhǔn)確類1.檔案中的數(shù)據(jù)、事實等信息存在錯誤，與實際情況不符，影響公司決策和業(yè)務(wù)開展。2.關(guān)鍵業(yè)務(wù)指標(biāo)記錄錯誤，導(dǎo)致對公司業(yè)績評估出現(xiàn)偏差。（三）資料不完整類1.重要文件缺失，如項目可行性研究報告缺關(guān)鍵部分、財務(wù)報表附件不全等。2.檔案未能涵蓋業(yè)務(wù)活動的全過程，存在信息斷層。（四）格式不規(guī)范類1.檔案格式不符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司內(nèi)部規(guī)定，如文件排版混亂、簽字蓋章不規(guī)范等。2.電子檔案存儲格式不符合要求，影響檔案的查閱和利用。三、雙告知制度的具體內(nèi)容（一）告知主體與對象1.告知主體：由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案否決事項的雙告知工作。2.告知對象：涉及檔案否決事項的部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人。（二）告知方式1.書面告知：制作《檔案否決事項告知書》，詳細(xì)說明否決事項的內(nèi)容、原因、依據(jù)以及整改要求等，加蓋檔案管理部門公章后送達(dá)告知對象。2.當(dāng)面告知：檔案管理部門工作人員與告知對象進行面對面溝通，確保其清楚了解否決事項及相關(guān)要求，并做好溝通記錄。（三）告知內(nèi)容1.否決事項詳情：明確指出檔案中存在的具體否決問題，如某份合同缺少對方公司的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件。2.違反的規(guī)定：說明該否決事項違反了哪條法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司內(nèi)部檔案管理制度。3.可能產(chǎn)生的影響：闡述否決事項對公司業(yè)務(wù)、合規(guī)運營、決策等方面可能帶來的不利后果，如因合同檔案不完整可能導(dǎo)致合同糾紛時公司權(quán)益無法有效維護。4.整改要求及期限：提出具體的整改措施，如補充完整對方公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，并要求在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，如[X]個工作日內(nèi)。四、告知流程（一）檔案初審檔案管理部門在接收檔案后，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求進行初審，對發(fā)現(xiàn)的可能存在否決事項的檔案進行標(biāo)記。（二）審核確認(rèn)組織相關(guān)專業(yè)人員對初審發(fā)現(xiàn)的問題進行審核，進一步確認(rèn)是否構(gòu)成檔案否決事項，并明確否決的具體原因和依據(jù)。（三）告知書制作與送達(dá)1.根據(jù)審核結(jié)果制作《檔案否決事項告知書》。2.通過專人送達(dá)、郵寄等方式將告知書送達(dá)告知對象，確保其簽收。（四）溝通反饋告知對象收到告知書后，如有疑問或異議，可在規(guī)定時間內(nèi)與檔案管理部門進行溝通反饋，檔案管理部門應(yīng)及時給予解答和說明。五、整改與跟蹤（一）整改責(zé)任告知對象負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對檔案否決事項進行整改，明確整改責(zé)任人，確保整改工作落實到位。（二）整改措施制定針對否決事項，制定具體、可行的整改措施，整改措施應(yīng)具有針對性和可操作性，能夠有效解決問題。（三）整改實施按照整改措施認(rèn)真組織實施整改工作，在整改過程中及時向檔案管理部門反饋整改進展情況。（四）跟蹤檢查檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，定期了解整改工作的推進情況，確保整改工作按時完成。（五）整改結(jié)果驗收整改完成后，檔案管理部門對整改結(jié)果進行驗收，驗收合格的，解除檔案否決狀態(tài)；驗收不合格的，要求繼續(xù)整改，直至達(dá)到要求。六、責(zé)任追究（一）責(zé)任認(rèn)定對于因故意或重大過失導(dǎo)致檔案否決事項發(fā)生的部門和個人，進行責(zé)任認(rèn)定。（二）追究方式1.批評教育：對情節(jié)較輕的，給予批評教育，責(zé)令其認(rèn)識錯誤并及時整改。2.績效扣分：根據(jù)公司績效考核制度，對相關(guān)責(zé)任人進行績效扣分，影響其績效獎金等收入。3.紀(jì)律處分：對情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等紀(jì)律處分。4.法律責(zé)任：對于違反法律法規(guī)，給公司造成重大損失的，依法追究其法律責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃定期組織公司員工參加檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，包括檔案否決事項雙告知制度的內(nèi)容、檔案管理規(guī)范等，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)解讀，使員工了解檔案管理的法律要求和行業(yè)規(guī)范。2.檔案管理流程與操作規(guī)范，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。3.檔案否決事項雙告知制度的具體內(nèi)容和操作流程，確保員工清楚知曉如何避免檔案否決事項的發(fā)生。（三）宣傳推廣通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等多種渠道，宣傳檔案否決事項雙告知制度的重要性和相關(guān)要求，營造良好的檔案管理氛圍。八、附則（一）制度解釋