PAGE建筑技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑技術(shù)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與建筑技術(shù)相關(guān)的檔案管理工作，包括工程項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)建筑技術(shù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集工程項(xiàng)目各階段形成的各類檔案，保證檔案資料的齊全完整。4.時(shí)效性原則及時(shí)整理、歸檔工程項(xiàng)目各階段的檔案資料，確保檔案信息的時(shí)效性。5.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)建筑技術(shù)檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司建筑技術(shù)檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和安全使用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案保管環(huán)境符合要求。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。8.參與公司工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作，對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。9.接受上級(jí)主管部門和相關(guān)部門的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程項(xiàng)目規(guī)劃階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見書等。2.工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.工程項(xiàng)目施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄、工程變更簽證、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。5.其他與工程項(xiàng)目相關(guān)的文件資料：工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來往信函等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將本部門和項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和移交。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照工程項(xiàng)目的不同階段、不同專業(yè)、不同載體等進(jìn)行分類，確保檔案資料分類科學(xué)、合理。2.編號(hào)為每一份檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將建筑技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：工程項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件、施工組織設(shè)計(jì)文件（含重大變更）、工程變更簽證、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：工程項(xiàng)目的一般性文件資料、會(huì)議紀(jì)要、來往信函等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、備份管理，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全可靠。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱建筑技術(shù)檔案；外部單位因工作需要查閱公司建筑技術(shù)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部查閱檔案查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.公司內(nèi)部借閱檔案借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.外部單位查閱檔案外部單位查閱公司建筑技術(shù)檔案的，應(yīng)提前向公司提交查閱申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等情況，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用過程中存在的問題。對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際保存價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案的安全和完整。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目工作，確保檔案資料的齊全完整和分類科學(xué)合理。2.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，維護(hù)檔案保管環(huán)境，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時(shí)催還逾期借閱的檔案。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。