PAGE事務(wù)單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強事務(wù)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本事務(wù)單位各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案室負(fù)責(zé)集中管理本單位的各類檔案。2.真實性原則。確保檔案內(nèi)容真實可靠，如實反映工作活動的實際情況。3.完整性原則。全面收集、整理和保存工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則。按照檔案形成的規(guī)律和特點，對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系。5.安全性原則。采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本單位的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、檢索、利用等工作，為單位各項工作提供檔案信息服務(wù)。4.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀工作。6.積極推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理的要求，對本部門的檔案進行分類、編號和裝訂，編制檔案目錄。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.及時向綜合檔案室反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本單位形成的各種公文，包括請示、報告、批復(fù)、決定、通知、通報、會議紀(jì)要等。3.本單位召開的各種會議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.本單位的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。5.本單位的科研項目、技術(shù)改造、基本建設(shè)等活動中形成的文件、資料、圖紙等。6.本單位的人事檔案，包括干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資檔案等。7.本單位的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。8.本單位的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。9.本單位的電子檔案，包括電子公文、電子報表、數(shù)據(jù)庫等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于重要的文件和資料，應(yīng)及時進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.文書檔案的整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照順序排列，裝訂成冊。2.科技檔案的整理按照項目進行分類，建立項目檔案卷。對項目文件進行編號、編目，填寫項目檔案目錄。將項目文件材料按照項目進展順序排列，裝訂成冊。3.會計檔案的整理按照會計年度進行分類，建立會計檔案卷。對會計憑證、賬簿、報表等進行編號、編目，填寫會計檔案目錄。將會計檔案材料按照順序排列，裝訂成冊。4.人事檔案的整理按照干部職工個人進行分類，建立人事檔案卷。對人事檔案材料進行編號、編目，填寫人事檔案目錄。將人事檔案材料按照規(guī)定順序排列，裝訂成冊。5.聲像檔案的整理按照內(nèi)容進行分類，建立聲像檔案卷。對聲像檔案進行編號、編目，填寫聲像檔案目錄。將聲像檔案材料按照順序排列，注明拍攝時間、地點、人物等信息。6.電子檔案的整理按照文件類型、年度、保管期限等進行分類。對電子文件進行編號、編目，填寫電子檔案目錄。建立電子檔案存儲系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，確定其保存價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍有查考利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。六、檔案的統(tǒng)計與編目（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）編目工作1.編制檔案目錄，包括全宗目錄、分類目錄、專題目錄、人名目錄等。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查找和利用。3.隨著檔案管理工作的發(fā)展，及時更新和完善檔案目錄。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障檔案利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密原則，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室進行，如需借出檔案，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)按時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損毀檔案。3.查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護檔案。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用者的姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱檔案內(nèi)容等進行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理的效率和水平。2.建立檔案信息資源共享平臺，可以方便快捷地為單位各項工作提供檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.配備必要的計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子檔案存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、檢索、利用等功能的信息化管理。