PAGE檔案管資料移交制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，規(guī)范檔案資料移交行為，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位之間檔案資料的移交管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料移交必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保移交行為合法合規(guī)。2.真實完整原則：移交的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，能夠客觀反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。3.及時有效原則：檔案資料應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)及時移交，確保檔案管理工作的連續(xù)性和有效性。4.責(zé)任明確原則：明確檔案資料移交過程中各方的責(zé)任，確保檔案資料的安全和妥善保管。二、檔案資料移交的范圍（一）文書檔案1.公司/組織制定的各類規(guī)章制度、文件、通知、報告等。2.會議記錄、紀要、決議等。3.工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。4.人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等。5.財務(wù)檔案、會計憑證、報表、審計報告等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.項目檔案：包括項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、合同協(xié)議、驗收報告等。2.銷售檔案：客戶資料、銷售合同、訂單、報價單、售后服務(wù)記錄等。3.采購檔案：采購合同、訂單、供應(yīng)商資料、驗收記錄等。4.生產(chǎn)檔案：生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護記錄等。（三）聲像檔案1.照片、底片、幻燈片等。2.錄音帶、錄像帶、光盤等。（四）電子檔案1.各類電子文檔、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)庫等。2.電子郵件、電子報表、電子審批文件等。三、檔案資料移交的流程（一）移交準備1.移交部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對擬移交的檔案資料進行整理、分類、編號、編目等工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.填寫《檔案資料移交清單》，詳細列出移交檔案資料的名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息。3.對移交的檔案資料進行審核，確保檔案資料的真實性、準確性和完整性。（二）移交申請1.移交部門向檔案管理部門提交《檔案資料移交申請》，說明移交檔案資料的原因、范圍、時間等情況。2.檔案管理部門對移交申請進行審核，審核通過后，確定移交時間和地點。（三）移交實施1.移交部門按照約定的時間和地點將檔案資料移交給檔案管理部門。2.雙方在《檔案資料移交清單》上簽字確認，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（四）移交后的處理1.檔案管理部門對接收的檔案資料進行整理、分類、上架、存儲等工作，確保檔案資料的安全和妥善保管。2.對電子檔案資料進行備份和存儲，建立電子檔案管理系統(tǒng)，方便查詢和利用。3.按照檔案管理的規(guī)定，對檔案資料進行定期檢查和維護，確保檔案資料的質(zhì)量。四、檔案資料移交的責(zé)任（一）移交部門的責(zé)任1.負責(zé)按照檔案管理的要求，對擬移交的檔案資料進行整理、分類、編號、編目等工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.填寫《檔案資料移交清單》，詳細列出移交檔案資料的名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息。3.對移交的檔案資料的真實性、準確性和完整性負責(zé)，如因移交部門原因?qū)е聶n案資料缺失、損壞或虛假，移交部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.在檔案資料移交后，協(xié)助檔案管理部門對檔案資料進行查詢和利用。（二）檔案管理部門的責(zé)任1.負責(zé)對移交申請進行審核，并確定移交時間和地點。2.對接收的檔案資料進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.對接收的檔案資料進行整理、分類、上架、存儲等工作，確保檔案資料的安全和妥善保管。4.建立健全檔案管理制度，對檔案資料進行定期檢查和維護，確保檔案資料的質(zhì)量。5.按照規(guī)定為公司/組織內(nèi)部各部門和外部單位提供檔案資料查詢和利用服務(wù)。（三）接收部門的責(zé)任1.負責(zé)對接收的檔案資料進行妥善保管，確保檔案資料的安全和完整。2.在檔案資料使用完畢后，及時歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.對檔案資料的使用情況進行記錄，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。五、檔案資料移交的時間要求（一）定期移交1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到移交的檔案資料后，及時進行整理、分類、上架、存儲等工作。（二）臨時移交1.在公司/組織內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整、人員變動、項目結(jié)束等情況下，相關(guān)部門應(yīng)及時將涉及的檔案資料移交檔案管理部門。2.臨時移交的檔案資料應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成整理和移交工作，確保檔案資料的連續(xù)性和完整性。六、檔案資料移交的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負責(zé)對檔案資料移交制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督小組定期對各部門檔案資料移交情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案資料移交的流程是否規(guī)范，是否按照規(guī)定填寫《檔案資料移交清單》。2.移交的檔案資料是否真實、準確、完整，是否符合檔案管理的要求。3.檔案管理部門對接收的檔案資料是否及時進行整理、分類、上架、存儲等工作。4.檔案資料的保管是否安全，是否存在丟失、損壞、泄密等情況。（三）違規(guī)處理1.對違反檔案資料移交制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對因違反檔案資料移交制度導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、泄密等嚴重后果的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案資料移交的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.參與檔案資料移交的工作人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對移交過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等信息予以保密。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案資料保密制度，加強對檔案資料的安全管理，防止檔案資料泄露。（二）保密措施1.對涉及保密內(nèi)容的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保檔案資料的安全。2.在檔案資料移交過程中，應(yīng)避免無關(guān)人員接觸檔案資料，防止信息泄露。3.對檔案資料的查閱、借閱應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案資料的使用符合保密規(guī)定。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有泄密情況，應(yīng)立即采取措施進行制止，并及時報告公司/組