PAGE養(yǎng)護工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強養(yǎng)護工程檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為養(yǎng)護工程的規(guī)劃、設計、施工、運營及維護等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有養(yǎng)護工程項目的檔案管理工作，包括但不限于道路養(yǎng)護、橋梁養(yǎng)護、隧道養(yǎng)護、設施設備養(yǎng)護等各類養(yǎng)護工程。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映養(yǎng)護工程的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋養(yǎng)護工程從項目策劃到竣工驗收全過程所形成的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有內在的邏輯性和系統(tǒng)性，便于檢索和利用。4.保密性原則：對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.時效性原則：及時收集、整理和歸檔養(yǎng)護工程檔案，確保檔案信息的時效性，滿足工程管理和決策的需要。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善養(yǎng)護工程檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導和協(xié)調各部門的檔案管理工作，對檔案管理工作進行定期檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理養(yǎng)護工程檔案，負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲和保管等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和完整。6.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項目檔案的及時、完整和準確。2.對項目檔案的質量進行審核，對不符合要求的檔案及時督促整改。3.協(xié)調解決項目檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，配合檔案管理部門做好檔案的移交和保管工作。（三）各部門職責1.負責本部門在養(yǎng)護工程中形成的文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件資料的形成、積累和保管，確保文件資料的真實性和完整性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.養(yǎng)護工程項目前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設計任務書等。2.設計文件，如初步設計、施工圖設計、設計變更等相關資料。3.施工過程文件，涵蓋施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、施工日志、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量檢驗評定記錄等。4.監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質量評估報告等。5.竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量保修書等。6.其他與養(yǎng)護工程相關的文件資料，如會議紀要、來往信函、照片、錄像、音頻等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時收集和完整保存。2.對于紙質文件，應收集原件；如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件存放處。3.電子文件應采用通用格式進行存儲，確保文件的可讀性和可利用性。同時，應建立電子文件的備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。4.照片、錄像、音頻等資料應注明拍攝時間、地點、內容等相關信息，并進行分類整理。（三）整理方法1.分類：按照養(yǎng)護工程的類別、階段和文件性質進行分類整理。例如，可分為道路養(yǎng)護檔案、橋梁養(yǎng)護檔案、隧道養(yǎng)護檔案等大類，每大類再根據(jù)文件形成階段分為前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等小類。2.編號：為便于檔案的管理和檢索，對每一份檔案進行編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用“項目編號+分類代碼+流水號”的方式進行編制。例如，“YH01001”，其中“YH”代表養(yǎng)護工程，“01”代表道路養(yǎng)護項目，“001”為該項目下的第一份檔案編號。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用A4紙張大小，左側裝訂，裝訂厚度不宜超過20mm。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。同時，應根據(jù)檔案的分類和編號順序，編制檔案索引，方便快速查找檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應在養(yǎng)護工程文件資料形成后及時進行整理，并在規(guī)定時間內移交檔案管理部門歸檔。一般情況下，項目竣工后三個月內完成檔案歸檔工作。2.檔案管理部門應對移交的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案應退回原部門重新整理，直至符合歸檔要求為止。3.歸檔的檔案應編制一式兩份檔案目錄，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨成冊，作為檔案檢索的依據(jù)。（二）保管期限1.養(yǎng)護工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括項目立項批復、可行性研究報告、竣工驗收報告、竣工決算報告等重要文件資料。長期保管的檔案保管期限為1050年，如設計文件、施工過程中的重要文件等。短期保管的檔案保管期限為5年以下，如一般性的施工記錄、監(jiān)理月報等。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和行業(yè)標準執(zhí)行，同時結合本公司/組織的實際情況進行合理界定。（三）保管方式1.紙質檔案保管：檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保紙質檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應進行備份，備份存儲介質應采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，并分別存儲在不同的地點。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的利用符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關規(guī)定。2.充分發(fā)揮檔案的作用，為養(yǎng)護工程的管理、決策、科研、技術交流等提供有效支持。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據(jù)申請內容，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失檔案。歸還檔案時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人員的責任。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用內容、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審核和鑒定，確保鑒定工作的公正性和權威性。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內容，對照檔案保管期限表，判斷檔案是否達到保管期限，是否仍具有現(xiàn)實利用價值或歷史研究價值。2.對于涉及重要事項、具有長期保存意義的檔案，應進行重點審查，確保檔案的留存。3.征求相關業(yè)務部門的意見，了解檔案在實際工作中的利用情況和重要性，作為鑒定的參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人、公司/組織分管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的養(yǎng)護工程檔案信息化管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲、檢索、利用和統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質量。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案資源的共享和有效利用，為公司/組織的決策和管理提供及時、準確的信息支持。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內容轉化為電子數(shù)據(jù)進行存儲。數(shù)字化過程應保證檔案內容的準確性和完整性，掃描分辨率應不低于200dpi，存儲格式應采用通用的PDF格式。2.系統(tǒng)建設：選用適合公司/組織實際情況的檔案信息化管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。系統(tǒng)應具備用戶權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.數(shù)據(jù)錄入與維護：安排專人負責檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和及時性。同時，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性。4.安全保障：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術等措施，防止網絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，以應對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系