PAGE甘肅人事檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為了加強甘肅人事檔案系統(tǒng)的規(guī)范化管理，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)等方面的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于甘肅省行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織（以下簡稱“單位”）的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集個人在各個時期形成的各類材料，確保檔案材料齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行人事檔案的整理、保管、利用等工作。二、檔案材料的收集與歸檔（一）收集范圍1.履歷材料：個人經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.自傳材料：個人撰寫的自傳及相關(guān)補充材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職期滿考核、專項考察等形成的材料。4.學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒材料：學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、學(xué)術(shù)成果鑒定等材料。5.政審材料：政治歷史審查、出國（境）政審等材料。6.黨團材料：入黨、入團志愿書，黨團組織關(guān)系證明等材料。7.獎勵材料：各級各類獎勵表彰決定、證書等材料。8.處分材料：黨紀政紀處分決定、解除處分證明等材料。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料：體檢報告、工作業(yè)績證明、社會關(guān)系證明等材料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)指定專人負責(zé)收集本單位人員的檔案材料，確保材料及時、準確、完整地收集上來。2.收集的檔案材料應(yīng)是原件，如因特殊原因無法提供原件的，需提供經(jīng)有關(guān)部門蓋章確認的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.檔案材料應(yīng)字跡清楚、格式規(guī)范、手續(xù)完備，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水等書寫不符合要求的材料。（三）歸檔程序1.材料收集人對收集到的檔案材料進行初步審核，確保材料符合歸檔要求。2.將審核后的檔案材料按照類別和時間順序進行整理，編制材料目錄。3.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封口處加蓋單位公章。4.填寫檔案交接清單，將檔案材料移交至單位人事檔案管理部門。三、檔案的整理與保管（一）整理要求1.人事檔案管理部門應(yīng)按照《干部人事檔案整理工作細則》的要求，對接收的檔案材料進行認真整理。2.整理檔案時，應(yīng)做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。3.檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，對不符合規(guī)格的材料進行裁剪、粘貼等處理。（二）保管期限人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映個人政治歷史面貌、工作經(jīng)歷、重大業(yè)績、重要獎勵等具有長遠查考利用價值的檔案材料，應(yīng)永久保管。2.長期保管：主要是反映個人工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等方面的檔案材料，保管期限為60年。3.短期保管：主要是一些臨時性、一般性的檔案材料，保管期限為10年。（三）保管措施1.設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%65%之間。3.建立檔案定期檢查制度，每年對檔案進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色受潮等檔案材料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.單位內(nèi)部因干部選拔任用、考核、培訓(xùn)、政審等工作需要查閱人事檔案。2.有關(guān)部門因工作需要，按照規(guī)定程序查閱人事檔案。（二）利用程序1.查閱人事檔案應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱理由、查閱范圍、查閱時間等，并經(jīng)單位負責(zé)人簽字批準。2.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)單位負責(zé)人簽字批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過7個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制檔案材料。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《人事檔案借閱登記表》上簽字確認。五、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.人員調(diào)動、辭職、辭退、退休等原因，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或檔案管理機構(gòu)。2.因工作需要，將人事檔案轉(zhuǎn)至上級主管部門或其他有關(guān)部門。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出單位應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞理由、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞人員名單等，并密封檔案。2.將密封好的檔案通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)至接收單位。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)認真核對檔案內(nèi)容和轉(zhuǎn)遞通知單，如發(fā)現(xiàn)問題及時與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系。4.接收單位在確認檔案無誤后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)寄回轉(zhuǎn)出單位。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立甘肅人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息錄入與維護1.按照檔案整理要求，將檔案材料的內(nèi)容錄入人事檔案信息管理系統(tǒng)，確保錄入信息的準確性和完整性。2.定期對人事檔案信息進行更新和維護，及時錄入新產(chǎn)生的檔案材料，刪除過期或無效的信息。（三）安全管理1.加強人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。3.建立數(shù)據(jù)安全審計制度，對系統(tǒng)操作記錄進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本職責(zé)1.負責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責(zé)檔案材料的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等工作。3.負責(zé)檔案信息化建設(shè)和管理，維護檔案信息系統(tǒng)的正常運行。4.負責(zé)對檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理工作水平。（二）檔案管理人員工作紀律1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，保守檔案秘密。2.認真履行職責(zé)，嚴格按照工作程序和標準進行檔案管理工作，確保檔案質(zhì)量。3.不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案材料，不得擅自提供、泄露檔案信息。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.上級主管部門負責(zé)對下級單位的人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.單位內(nèi)部的紀檢監(jiān)察部門負責(zé)對本單位人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.人事檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案材料的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)和管理情況。4.檔案管理人員的工作紀律和職責(zé)