PAGE檔案室定期檢查制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本定期檢查制度。本制度旨在規(guī)范檔案室的檢查工作流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中存在的問題，保障公司檔案工作的順利開展，為公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案室，包括但不限于總公司檔案室、各分公司檔案室以及各部門內(nèi)部檔案室。涵蓋公司在運(yùn)營(yíng)過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于行政管理檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、人力資源檔案等。（三）基本原則1.全面性原則：對(duì)檔案室的各個(gè)方面進(jìn)行全面檢查，包括檔案實(shí)體、檔案存儲(chǔ)環(huán)境、檔案管理制度執(zhí)行情況等。2.準(zhǔn)確性原則：檢查過程中要確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息真實(shí)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和分析。3.及時(shí)性原則：定期檢查要按照規(guī)定的時(shí)間間隔按時(shí)進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中出現(xiàn)的問題，避免問題積累和擴(kuò)大。4.責(zé)任性原則：明確各檢查人員的職責(zé)和權(quán)限，對(duì)檢查結(jié)果負(fù)責(zé)，確保檢查工作的嚴(yán)肅性和有效性。二、檢查內(nèi)容（一）檔案實(shí)體檢查1.完整性檢查檢查檔案是否齊全，是否存在應(yīng)歸檔而未歸檔的文件材料。核對(duì)檔案的目錄與實(shí)際檔案內(nèi)容是否一致，確保每份檔案都有對(duì)應(yīng)的目錄記錄。2.準(zhǔn)確性檢查審查檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無錯(cuò)誤、虛假信息。檢查檔案中的數(shù)據(jù)、圖表、簽字等是否清晰、準(zhǔn)確，符合原始記錄。3.規(guī)范性檢查檢查檔案的整理是否符合公司檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，分類清晰，編號(hào)唯一。檔案的裝訂是否整齊、牢固，紙張規(guī)格是否統(tǒng)一，幅面過大的要折疊整齊，破損的要進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。檔案的書寫材料、字跡是否符合耐久性要求，禁止使用易褪色的書寫材料。（二）檔案存儲(chǔ)環(huán)境檢查1.溫濕度檢查每日定時(shí)記錄檔案室的溫度和濕度數(shù)據(jù)，確保溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，并記錄調(diào)節(jié)過程和結(jié)果。2.清潔衛(wèi)生檢查定期清掃檔案室地面、貨架、檔案柜等，保持檔案室環(huán)境整潔，無灰塵、無雜物。檢查檔案是否有蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，如有發(fā)現(xiàn)，及時(shí)采取防蟲、防鼠措施，并對(duì)受損檔案進(jìn)行處理。3.安全防護(hù)檢查檢查檔案室的門窗是否完好，門鎖是否正常，具備防盜功能。查看檔案室的消防設(shè)施是否齊全、有效，消防通道是否暢通無阻，定期組織消防演練，確保檔案管理人員熟悉消防器材的使用方法。檢查檔案室的電氣設(shè)備是否安全，有無漏電、短路等隱患，禁止在檔案室使用大功率電器設(shè)備。（三）檔案管理制度執(zhí)行情況檢查1.檔案收集制度執(zhí)行情況檢查各部門是否按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)向檔案室移交檔案，移交手續(xù)是否齊全。查看檔案收集過程中是否存在拒收、漏收等現(xiàn)象，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促相關(guān)部門整改。2.檔案整理制度執(zhí)行情況檢查檔案管理人員是否按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行整理，整理工作是否規(guī)范、有序。抽查部分檔案的整理質(zhì)量，看是否符合要求，有無錯(cuò)分、漏編等情況。3.檔案借閱制度執(zhí)行情況審查檔案借閱登記記錄，檢查借閱手續(xù)是否完備，是否有借閱人簽字、歸還日期等信息。核實(shí)借閱檔案是否按時(shí)歸還，有無逾期未還的情況，對(duì)逾期未還的要及時(shí)催還，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.檔案保密制度執(zhí)行情況檢查檔案室是否采取了有效的保密措施，如門禁管理、檔案柜加鎖、限制無關(guān)人員進(jìn)入等。查看檔案管理人員是否嚴(yán)格遵守保密制度，有無泄露檔案機(jī)密信息的行為，對(duì)違反保密制度的要嚴(yán)肅處理。三、檢查周期（一）日常檢查檔案管理人員每天對(duì)檔案室進(jìn)行常規(guī)檢查，主要檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度、清潔衛(wèi)生、安全防護(hù)等情況，以及檔案實(shí)體的擺放是否整齊等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）月度檢查每月末由檔案室負(fù)責(zé)人組織對(duì)檔案室進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案存儲(chǔ)環(huán)境的各項(xiàng)指標(biāo)，以及檔案管理制度的執(zhí)行情況等。檢查結(jié)束后，填寫月度檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和總結(jié)，提出整改措施和建議。（三）季度檢查每季度末由公司檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)檔案室進(jìn)行聯(lián)合檢查，檢查內(nèi)容更加深入和全面，除了涵蓋月度檢查的各項(xiàng)內(nèi)容外，還包括檔案信息化建設(shè)情況、檔案利用效果評(píng)估等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并制定專項(xiàng)整改方案，跟蹤整改落實(shí)情況。（四）年度檢查每年年底對(duì)檔案室進(jìn)行年度綜合檢查，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。年度檢查要對(duì)全年的檔案管理工作進(jìn)行全面總結(jié)和評(píng)估，檢查檔案管理目標(biāo)的完成情況，檔案管理制度的執(zhí)行效果，檔案工作對(duì)公司業(yè)務(wù)的支持作用等。根據(jù)年度檢查結(jié)果，評(píng)選優(yōu)秀檔案室和檔案管理先進(jìn)個(gè)人，對(duì)表現(xiàn)突出的給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題較多的部門進(jìn)行督促整改。四、檢查人員及職責(zé)（一）檔案管理人員檔案管理人員是檔案室日常檢查的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)每天的常規(guī)檢查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理和記錄。在月度、季度和年度檢查中，協(xié)助檢查小組開展工作，提供檔案管理的相關(guān)資料和信息。（二）檔案室負(fù)責(zé)人檔案室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織月度檢查工作，并對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行審核和分析。協(xié)調(diào)解決檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改措施，跟蹤整改落實(shí)情況。定期向公司檔案管理部門匯報(bào)檔案室的管理情況，接受上級(jí)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）檢查小組1.季度檢查小組：由公司檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成，負(fù)責(zé)每季度對(duì)檔案室進(jìn)行聯(lián)合檢查。檢查小組組長(zhǎng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，成員包括各相關(guān)部門的檔案工作聯(lián)系人。檢查小組負(fù)責(zé)制定季度檢查方案，實(shí)施檢查工作，撰寫檢查報(bào)告，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。2.年度檢查小組：由公司主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。年度檢查小組負(fù)責(zé)組織開展年度綜合檢查工作，對(duì)全年的檔案管理工作進(jìn)行全面評(píng)估和總結(jié)。根據(jù)檢查結(jié)果，提出改進(jìn)措施和下一年度的檔案管理工作計(jì)劃，表彰先進(jìn)，督促后進(jìn)。五、檢查流程（一）檢查準(zhǔn)備1.根據(jù)檢查周期和檢查內(nèi)容，制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查時(shí)間、檢查人員、檢查范圍和檢查重點(diǎn)等。2.準(zhǔn)備好檢查所需的工具和表格，如溫濕度計(jì)、清潔工具、檔案檢查登記表、借閱登記表等。3.通知相關(guān)部門和人員，告知檢查的時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容，要求其做好準(zhǔn)備工作。（二）實(shí)施檢查1.檢查人員按照檢查計(jì)劃和分工，對(duì)檔案室的各個(gè)方面進(jìn)行認(rèn)真檢查。2.采用實(shí)地查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式，全面收集檢查信息。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要詳細(xì)記錄在檢查登記表上，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)位置、責(zé)任人等。（三）問題匯總與分析1.檢查結(jié)束后，檢查人員對(duì)檢查記錄進(jìn)行整理匯總，將發(fā)現(xiàn)的問題分類統(tǒng)計(jì)。2.組織相關(guān)人員對(duì)問題進(jìn)行分析，查找問題產(chǎn)生的原因，評(píng)估問題的嚴(yán)重程度和影響范圍。（四）整改措施制定與落實(shí)1.根據(jù)問題分析結(jié)果，制定針對(duì)性的整改措施，明確整改責(zé)任部門、整改期限和整改目標(biāo)。2.整改責(zé)任部門按照整改措施要求，認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保問題得到有效解決。3.檔案室負(fù)責(zé)人對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握整改進(jìn)度，對(duì)整改不力的部門進(jìn)行督促和指導(dǎo)。（五）檢查報(bào)告撰寫與提交1.檢查人員根據(jù)檢查情況、問題匯總與分析結(jié)果以及整改落實(shí)情況，撰寫檢查報(bào)告。2.檢查報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括檢查概況、檢查發(fā)現(xiàn)的問題、問題分析、整改措施及整改結(jié)果等。3.將檢查報(bào)告提交給檔案室負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，按照規(guī)定的程序上報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。六、整改與反饋（一）整改要求1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門要高度重視，制定切實(shí)可行的整改措施，并在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改任務(wù)。2.整改措施要明確具體，具有可操作性，能夠有效解決問題，避免類似問題再次發(fā)生。3.在整改過程中，要注重舉一反三，對(duì)可能存在的其他類似問題進(jìn)行全面排查和整改，確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平。（二）反饋機(jī)制1.整改責(zé)任部門在完成整改任務(wù)后，要及時(shí)向檔案室負(fù)責(zé)人提交整改報(bào)告，匯報(bào)整改情況和整改結(jié)果。2.檔案室