PAGE商務(wù)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商務(wù)檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在商務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司商務(wù)檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司商務(wù)活動(dòng)的全過程，確保其真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理商務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類1.合同協(xié)議類：包括各類商務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同等。2.業(yè)務(wù)往來類：如業(yè)務(wù)函件、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票等。3.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度記錄等。4.客戶資料類：客戶基本信息、客戶需求記錄、客戶反饋等。5.市場(chǎng)調(diào)研類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告等。6.財(cái)務(wù)資料類：與商務(wù)活動(dòng)相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表、收支記錄等。7.其他類：不屬于上述分類的其他商務(wù)檔案資料。（二）編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案資料類別，數(shù)字表示該類別下的順序號(hào)。2.例如：合同協(xié)議類編號(hào)為HT，業(yè)務(wù)往來類編號(hào)為YW，項(xiàng)目文檔類編號(hào)為XM等。每一類別的具體編號(hào)規(guī)則如下：合同協(xié)議類：HT001、HT002……依次類推。業(yè)務(wù)往來類：YW001、YW002……依次類推。項(xiàng)目文檔類：XM001、XM002……依次類推?？蛻糍Y料類：KH001、KH002……依次類推。市場(chǎng)調(diào)研類：SC001、SC002……依次類推。財(cái)務(wù)資料類：CW001、CW002……依次類推。其他類：QT001、QT002……依次類推。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.在商務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。3.對(duì)于外來的文件、資料等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收、登記，并按照要求進(jìn)行處理。（二）整理1.收集到的檔案資料應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保其內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，使其整齊規(guī)范。4.按照檔案資料的類別和編號(hào)順序，依次排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）面上標(biāo)明類別、編號(hào)、年度等信息。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)定期向公司綜合管理部門歸檔。歸檔時(shí)間為每季度末一次。2.各部門在歸檔時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料歸檔清單》，詳細(xì)列出歸檔檔案資料的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.公司綜合管理部門對(duì)歸檔的檔案資料進(jìn)行審核，核對(duì)清單信息與實(shí)際檔案資料是否一致，審核無誤后辦理簽收手續(xù)。（二）保管1.公司綜合管理部門設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類存放，按照類別、年度、編號(hào)順序依次排列，便于查找和管理。4.建立檔案資料保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案資料的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。五、檔案資料的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案資料的類別、編號(hào)、名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.申請(qǐng)表提交至公司綜合管理部門，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案庫房辦理借閱手續(xù)，借閱檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在《檔案資料借閱登記冊(cè)》上詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案資料的類別、編號(hào)、名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損、丟失。如因保管不善造成檔案資料損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱1.因工作需要查閱檔案資料的，查閱人應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案資料的類別、編號(hào)、名稱、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.申請(qǐng)表提交至公司綜合管理部門，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.查閱人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案庫房查閱檔案資料，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案資料。4.查閱人如需摘抄、復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。摘抄、復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改。六、檔案資料的保密與銷毀（一）保密1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案資料予以保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自對(duì)外提供、披露公司檔案資料。3.在檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱等過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案資料泄露。（二）銷毀1.檔案資料保管期滿或已失去保存價(jià)值的，由公司綜合管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案資料的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上詳細(xì)的檔案資料清單。2.《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案資料銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案資料銷毀記錄》上詳細(xì)記錄銷毀檔案資料的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，由監(jiān)督人、銷毀人簽字確認(rèn)。七、檔案資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案資料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用實(shí)地查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核1.建立檔案資料管理工作考核制度，將檔案資料管理工作納入公司對(duì)各部門的績(jī)效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案資料管理工作的組織落實(shí)情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案資料管理的規(guī)范化程度、檔案資料的安全保管情況等。3.考核結(jié)果與部門及相關(guān)人員的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)