PAGE檔案室各項制度順序一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度順序。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、報表、報告等文件。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)等。4.公司員工人事檔案，包括入職登記表、勞動合同、考核記錄、培訓記錄等。5.公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司固定資產(chǎn)檔案，包括購置合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書等。7.公司知識產(chǎn)權(quán)檔案，包括專利證書、商標注冊證、著作權(quán)登記證書等。8.公司對外宣傳資料、榮譽證書等檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、準確收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認真核對檔案材料，確保檔案齊全、完整。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)進行初步整理，剔除重復、無效的材料。4.檔案收集人員應(yīng)及時將收集到的檔案移交檔案室，辦理交接手續(xù)。（三）收集時間1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，應(yīng)在相關(guān)事項辦理完畢后15個工作日內(nèi)移交檔案室。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后10個工作日內(nèi)移交檔案室。3.公司內(nèi)部管理文件，應(yīng)在文件形成后5個工作日內(nèi)移交檔案室。4.公司員工人事檔案，應(yīng)在員工離職后離職手續(xù)辦理完畢后10個工作日內(nèi)移交檔案室。5.公司財務(wù)檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)財務(wù)檔案管理規(guī)定的時間要求移交檔案室。6.公司固定資產(chǎn)檔案，應(yīng)在固定資產(chǎn)購置、驗收等手續(xù)辦理完畢后10個工作日內(nèi)移交檔案室。7.公司知識產(chǎn)權(quán)檔案，應(yīng)在相關(guān)證書頒發(fā)后5個工作日內(nèi)移交檔案室。8.公司對外宣傳資料、榮譽證書等檔案，應(yīng)在相關(guān)資料形成或證書頒發(fā)后5個工作日內(nèi)移交檔案室。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.根據(jù)文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容和形式，進行科學分類。（二）分類方法1.按年度分類：將檔案按形成年度進行劃分。2.按機構(gòu)分類：將檔案按公司內(nèi)部機構(gòu)進行劃分。3.按問題分類：將檔案按文件內(nèi)容所反映的問題進行劃分。4.按保管期限分類：將檔案分為永久、長期、短期保管。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊。2.編頁號：對檔案材料進行編頁號，確保頁碼準確、連續(xù)。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明相關(guān)信息。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.根據(jù)檔案保管期限，定期對檔案進行鑒定，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按規(guī)定程序進行銷毀。3.對重要檔案應(yīng)采取備份措施，確保檔案安全。4.定期對檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。五、檔案查閱制度（一）查閱范圍1.公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。（二）查閱程序1.公司員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案室安排專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。4.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。（三）查閱登記1.檔案室應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細登記。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案借閱制度（一）借閱范圍1.公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要借閱公司檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。（二）借閱程序1.公司員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，并提交單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限為15個工作日。2.重要檔案借閱期限為7個工作日。（四）借閱登記1.檔案室應(yīng)建立檔案借閱登記制度，對借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、期限等進行詳細登記。2.借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等的檔案。2.國家法律法規(guī)規(guī)定需要保密的檔案。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)配備必要的保密設(shè)備，如保密柜、密碼鎖等。2.對涉及保密的檔案，應(yīng)單獨存放，并標明密級。3.查閱、借閱涉及保密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定辦理手續(xù)，查閱人員應(yīng)簽訂保密承諾書。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案機密信息。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案泄密事件，應(yīng)立即采取措施，防止泄密范圍擴大。2.對泄密責任人，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。八、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實際價值進行鑒定。2.對已到保管期限的檔案，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面進行全面分析，判斷其是否仍有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，按規(guī)定程序進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字。九、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄。2.采用計算機軟件等手段進行統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。（三）統(tǒng)計報表1.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導報送。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、報送及時。十、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、借閱和利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等功能模塊的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復、加密等安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的