PAGE國營林場檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國營林場檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在林場生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本林場實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國營林場各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指國營林場在各項(xiàng)活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：林場檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映林場各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門林場設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全場檔案工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用服務(wù)等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門做好檔案工作。3.對檔案進(jìn)行鑒定，定期清理過期檔案。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.開展檔案宣傳和培訓(xùn)工作，增強(qiáng)員工檔案意識。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括林場的各項(xiàng)規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.林業(yè)生產(chǎn)類：造林規(guī)劃、作業(yè)設(shè)計、森林資源調(diào)查資料、病蟲害防治記錄、采伐作業(yè)記錄等。3.科研項(xiàng)目類：科研課題立項(xiàng)報告、研究成果、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。4.基本建設(shè)類：林場基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。5.設(shè)備儀器類：設(shè)備采購合同、使用說明書、維修記錄等。6.聲像類：林場建設(shè)與發(fā)展的照片、錄像、錄音等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將工作中形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于重要檔案應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.按照檔案的分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.裝訂成冊，編制檔案盒封面和脊背信息。4.建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔后移交檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行復(fù)查，合格后辦理入庫手續(xù)。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括林場發(fā)展規(guī)劃、重大決策、重要人事任免、財務(wù)審計等具有重要?dú)v史價值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括一般性的行政管理、林業(yè)生產(chǎn)、科研項(xiàng)目等檔案。4.短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括臨時性的文件材料等。（四）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（五）檔案的存儲與保護(hù)1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五．檔案的利用與借閱（一）利用原則1.根據(jù)林場工作需要，為各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.方便利用，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.出具證明：檔案管理部門可為利用者出具檔案證明。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等。2.部門負(fù)責(zé)人簽字審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見提供檔案利用服務(wù)。（四）借閱規(guī)定1.借閱檔案必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。2.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱者責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和林場實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.報林場主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）數(shù)字化掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接將檔案目錄和全文信息錄入檔案管理系統(tǒng)，并與掃描圖像進(jìn)行掛接。（四）系統(tǒng)功能1.具備檔案的分類管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用。（五）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.林場定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各部門檔案