PAGE印鑒及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司印鑒及檔案的管理，確保公司印鑒使用的合法性、嚴肅性和安全性，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保印鑒及檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強印鑒及檔案的安全保護措施，防止信息泄露和丟失，確保公司機密安全。3.規(guī)范有序原則：明確印鑒及檔案管理的流程和標準，做到管理規(guī)范、操作有序。4.高效利用原則：充分發(fā)揮印鑒及檔案的作用，提高工作效率，為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。二、印鑒管理（一）印鑒種類公司印鑒包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。（二）印鑒的刻制1.因工作需要刻制印鑒，由使用部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公安機關(guān)備案，由指定的具有資質(zhì)的刻章單位刻制。2.新刻制的印鑒必須在公司辦公室進行登記備案，詳細記錄印鑒名稱、規(guī)格、啟用時間、保管人等信息。（三）印鑒的保管1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章由公司辦公室指定專人保管。部門章由各部門指定專人保管。2.印鑒保管人必須妥善保管印鑒，確保印鑒存放安全，防止被盜用、丟失或損壞。如因保管不善導(dǎo)致印鑒丟失或損壞，保管人應(yīng)立即報告，并采取相應(yīng)的補救措施。3.印鑒保管人不得將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張或文件上加蓋印鑒。（四）印鑒的使用1.印鑒使用必須嚴格履行審批手續(xù)，填寫《印鑒使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。2.涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準后，方可加蓋印鑒。3.印鑒使用時，保管人應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，確保印鑒加蓋清晰、位置準確，并對加蓋印鑒的文件進行登記。4.嚴禁在未經(jīng)審批的情況下擅自使用印鑒，如因特殊情況急需使用印鑒，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后，方可先行使用，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。（五）印鑒的停用與銷毀1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要停用印鑒時，由使用部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交回公司辦公室統(tǒng)一保管。2.對于已停用的印鑒，由公司辦公室定期進行清理，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀印鑒時，必須有專人負責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。三、檔案管理（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、合同檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。（二）檔案的收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，并定期移交公司檔案室。2.對于重要的文件、資料，應(yīng)在形成后及時歸檔，不得積壓或拖延。（三）檔案的整理1.公司檔案室對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.整理檔案時，應(yīng)按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類排序，編制檔案目錄，便于查找和利用。（四）檔案的保管1.公司檔案室應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行存放，便于管理和查找。對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護。3.檔案保管期限分為永久、長期和短期，具體劃分按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。公司應(yīng)定期對檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案進行清理和處置。（五）檔案的利用1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱檔案名稱、查閱人等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到公司檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負責(zé)人批準，并按照規(guī)定進行登記。3.外單位人員查閱公司檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴格遵守公司檔案管理規(guī)定，不得泄露公司機密。（六）檔案的借閱1.公司員工因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱事由、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到公司檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞檔案。3.借閱檔案歸還時，檔案室管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人核實并追究責(zé)任。（七）檔案的保密1.公司檔案管理人員及涉及檔案管理工作的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露公司檔案內(nèi)容。2.對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。3.嚴禁在私人場合談?wù)摴緳n案內(nèi)容，不得將檔案資料用于與工作無關(guān)的目的。四、監(jiān)督與檢查（一）公司辦公室負責(zé)對印鑒及檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保制度的有效執(zhí)行。（二）對于違反印鑒及檔案管理制度的行為，應(yīng)及時進行糾正，并視情節(jié)輕