PAGE報(bào)建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司報(bào)建檔案管理，確保報(bào)建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于報(bào)建工作的查詢、利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有報(bào)建項(xiàng)目檔案的管理，涵蓋從項(xiàng)目立項(xiàng)申請至竣工驗(yàn)收備案全過程中形成的各類文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則報(bào)建檔案歸口公司檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則歸檔的文件資料必須真實(shí)反映報(bào)建項(xiàng)目的實(shí)際情況，從源頭保證檔案的可靠性。3.完整性原則全面收集報(bào)建過程中產(chǎn)生的各類文件，包括但不限于審批文件、技術(shù)資料、合同協(xié)議等，確保檔案內(nèi)容完整無缺。4.規(guī)范性原則檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善報(bào)建檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)報(bào)建檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好報(bào)建文件資料的形成、積累和移交工作。4.定期對報(bào)建檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）報(bào)建部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門報(bào)建文件資料的收集、整理和初步分類，確保文件資料的齊全、完整。2.在報(bào)建工作過程中，及時將形成的文件資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好報(bào)建檔案的整理、歸檔和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，做好與報(bào)建相關(guān)文件資料的形成和積累工作，并及時移交報(bào)建部門。2.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，配合做好涉及本部門的報(bào)建檔案查詢、利用等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)圖紙等。3.施工許可階段建筑工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、安全監(jiān)督手續(xù)等。4.招投標(biāo)階段招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同等。5.施工階段施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙會審記錄、工程變更通知、工程進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄等。6.竣工驗(yàn)收階段竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工備案表、消防驗(yàn)收意見書、環(huán)保驗(yàn)收報(bào)告等。（二）收集要求1.報(bào)建部門及各相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料及時、準(zhǔn)確、完整。2.收集的文件資料應(yīng)原件齊全，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案保存要求。（三）收集時間1.各部門應(yīng)在文件資料形成后[X]個工作日內(nèi)移交報(bào)建部門，報(bào)建部門應(yīng)在項(xiàng)目報(bào)建工作完成后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。2.對于時效性較強(qiáng)的文件資料，如招投標(biāo)文件等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時收集并移交。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)報(bào)建檔案按照項(xiàng)目階段、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類，具體分類如下：1.立項(xiàng)文件類2.規(guī)劃設(shè)計(jì)文件類3.施工許可文件類4.招投標(biāo)文件類5.施工文件類6.竣工驗(yàn)收文件類7.其他文件類（如項(xiàng)目相關(guān)的會議紀(jì)要、往來函件等）（二）編號規(guī)則報(bào)建檔案采用分類編號法，編號格式為：項(xiàng)目代碼分類代碼流水號。1.項(xiàng)目代碼：采用項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)中的項(xiàng)目代碼。2.分類代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位數(shù)字表示，如立項(xiàng)文件類為“01”，規(guī)劃設(shè)計(jì)文件類為“02”等。3.流水號：按照檔案形成時間順序，從“001”開始依次編號。（三）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。3.對于圖紙等較大幅面的文件，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后裝訂。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁號等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件的形成時間。3.目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨(dú)成冊作為檢索工具。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.報(bào)建部門將整理好的報(bào)建檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核合格后進(jìn)行歸檔。3.檔案管理人員按照編號順序?qū)n案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號、題名等信息。4.將檔案盒存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并建立檔案存放索引。（二）歸檔時間報(bào)建檔案應(yīng)在項(xiàng)目報(bào)建工作完成后[X]個月內(nèi)完成歸檔。（三）特殊情況處理對于因特殊原因未能及時歸檔的報(bào)建檔案，檔案管理部門應(yīng)督促相關(guān)部門盡快完成整理和移交工作，并做好記錄。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）保管方式1.報(bào)建檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案盒中，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.對于重要的報(bào)建檔案，應(yīng)采取異地備份等措施，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對報(bào)建檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對報(bào)建檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱報(bào)建檔案的。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或相關(guān)業(yè)務(wù)需要查閱報(bào)建檔案的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照查閱人的要求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱電子檔案時，檔案管理人員應(yīng)在專用的查閱終端上提供查閱服務(wù)，并對查閱操作進(jìn)行記錄。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取相應(yīng)費(fèi)用。（三）利用審批1.公司內(nèi)部查閱報(bào)建檔案，由查閱部門填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.外部單位查閱報(bào)建檔案，需提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（四）歸還要求查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的報(bào)建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和編目要求，將報(bào)建檔案的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時更新檔案的狀態(tài)、利用記錄等信息。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。