PAGE青海檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)青海地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合青海實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于青海地區(qū)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“本單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則：充分開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為單位各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)本單位設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理本單位的檔案工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理本單位各部門(mén)形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案保管與保護(hù)：做好檔案的保管工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.檔案利用與服務(wù)：積極為單位各部門(mén)和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料，提高檔案利用效率。4.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立健全檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析研究，為單位決策提供參考依據(jù)。6.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、積累和整理工作：各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，并將檔案工作納入部門(mén)工作計(jì)劃，確保檔案材料的及時(shí)收集、整理和歸檔。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理工作：各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)的工作，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交檔案材料，協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書(shū)檔案：包括本單位在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。2.科技檔案：涵蓋本單位在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)中形成的項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、圖紙、圖表等。3.會(huì)計(jì)檔案：包含本單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。4.人事檔案：涉及本單位工作人員的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、福利等個(gè)人信息資料。5.聲像檔案：包括本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案：本單位在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集：各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全，不得積壓、拖延。2.完整準(zhǔn)確：收集的檔案材料應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章、日期等手續(xù)齊全。3.規(guī)范整理：檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）檔案整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般分為一級(jí)類(lèi)目、二級(jí)類(lèi)目等。例如，文書(shū)檔案可分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理等一級(jí)類(lèi)目，再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分二級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房：應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案裝具：配備適宜的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序、便于查找。（二）檔案保管措施1.實(shí)體保管：對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、霉變等情況及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.信息安全：加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改。3.庫(kù)房管理：嚴(yán)格庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用（一）利用范圍本單位內(nèi)部各部門(mén)及工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位的檔案。外單位因特殊情況需要查閱、借閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱手續(xù)：本單位內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。外單位借閱檔案，除按上述要求辦理手續(xù)外，還應(yīng)與本單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）利用要求1.遵守規(guī)定：利用檔案人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.按時(shí)歸還：借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.保密要求：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案，利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。2.鑒定方法：鑒定小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等信息。2.統(tǒng)計(jì)方法：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。3.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。（二）檔案移交1.移交范圍：本單位撤銷(xiāo)