PAGE檔案室借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室檔案資料的管理，確保檔案資料的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，充分發(fā)揮檔案資料的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中對檔案室檔案資料的借閱管理。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案資料是公司的重要資產(chǎn)，借閱過程中必須確保其安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。2.規(guī)范有序原則：借閱檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，做到手續(xù)完備、記錄清晰、流程規(guī)范，確保借閱工作有序進(jìn)行。3.服務(wù)工作原則：在保證檔案安全和保密的前提下，積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持，提高檔案資料的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.制定和完善檔案管理制度，建立健全檔案管理體系，對檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.負(fù)責(zé)檔案資料的借閱登記、催還、歸還驗(yàn)收等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批程序，確保檔案資料的安全和正常流轉(zhuǎn)。4.定期對檔案資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，對破損、變質(zhì)的檔案資料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案資料的便捷查詢和利用。（二）借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的借閱申請、歸還等工作，并確保借閱人員了解并遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。2.借閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案借閱管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案資料，不得擅自復(fù)印、拍照、錄音、錄像檔案資料。3.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案資料，如因工作需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在使用檔案資料過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、檔案借閱范圍（一）允許借閱的檔案范圍1.與公司日常經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告等檔案資料。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，用于公司內(nèi)部培訓(xùn)、會(huì)議、研究等工作需要的檔案資料。3.按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，需要向有關(guān)部門提供的檔案資料。（二）限制借閱的檔案范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等敏感信息的檔案資料，未經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，不得借閱。2.正在進(jìn)行重要項(xiàng)目或工作，且檔案資料的借閱可能影響項(xiàng)目進(jìn)展或工作正常開展的，在項(xiàng)目或工作完成前，限制借閱。3.檔案資料的原件原則上不予外借，特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。四、檔案借閱程序（一）借閱申請1.借閱人員如需借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)借閱人員所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室。（二）審批1.檔案室收到《檔案借閱申請表》后，對借閱申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否適當(dāng)、借閱人員是否具備借閱資格等。2.對于一般性檔案資料的借閱申請，由檔案室負(fù)責(zé)人審批；對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案資料借閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對于涉及公司核心業(yè)務(wù)或重大決策的檔案資料借閱申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意的借閱申請，檔案室工作人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.檔案室工作人員根據(jù)借閱申請，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案資料上加蓋“借閱專用章”。（四）借閱期限1.檔案資料的借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人員應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案室提出續(xù)借申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。續(xù)借期限不得超過[X]個(gè)工作日。2.對于緊急工作需要借閱的檔案資料，借閱期限可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)縮短，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。（五）歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案資料。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案室說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的數(shù)量、完整性和完好性。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案室工作人員在驗(yàn)收無誤后，在《檔案借閱登記簿》上記錄檔案資料的歸還日期，并將檔案資料歸還原位。同時(shí)，在檔案資料上加蓋“已歸還”章。五、檔案借閱注意事項(xiàng)（一）借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域。如因工作需要帶出公司辦公區(qū)域，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。（二）借閱人員在使用檔案資料過程中，應(yīng)保持檔案資料的整潔、完好，不得在檔案資料上隨意涂改、圈劃、批注。如需對檔案資料進(jìn)行復(fù)印、拍照、錄音、錄像等操作，必須經(jīng)檔案室同意，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料的保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案資料的內(nèi)容。如因工作需要引用檔案資料的內(nèi)容，必須注明出處。（四）檔案室應(yīng)定期對檔案資料的借閱情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，對于逾期未歸還的檔案資料，應(yīng)及時(shí)催還。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反本制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、檔案歸還與催還（一）歸還1.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前將所借檔案資料歸還檔案室。歸還時(shí)，需確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)說明并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.檔案室工作人員在接收歸還的檔案資料時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確認(rèn)無誤后在借閱登記簿上進(jìn)行歸還登記，并將檔案資料放回原處。（二）催還1.對于逾期未歸還的檔案資料，檔案室工作人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催還。催還方式可采用電話、郵件、書面通知等方式，提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案資料。2.如經(jīng)多次催還仍未歸還，檔案室應(yīng)將情況報(bào)告給借閱人員所在部門負(fù)責(zé)人，并暫停該部門其他人員的檔案借閱申請，直至逾期檔案資料歸還為止。3.對于因特殊原因無法按時(shí)歸還檔案資料的借閱人員，應(yīng)要求其提前辦理續(xù)借手續(xù)，并說明逾期歸還的原因。續(xù)借申請需按照檔案借閱審批程序進(jìn)行審批。七、檔案賠償規(guī)定（一）如借閱人員在借閱過程中造成檔案資料的損壞、丟失、涂改等情況，應(yīng)按照以下規(guī)定進(jìn)行賠償：1.對于一般性檔案資料，借閱人員應(yīng)按照檔案資料的原價(jià)進(jìn)行賠償；對于重要或珍貴的檔案資料，借閱人員應(yīng)按照檔案資料的評估價(jià)值進(jìn)行賠償。2.如檔案資料的損壞可以修復(fù)，借閱人員應(yīng)承擔(dān)修復(fù)費(fèi)用；如檔案資料無法修復(fù)，借閱人員應(yīng)按照檔案資料的賠償價(jià)格進(jìn)行賠償。3.對于因借閱人員的過失導(dǎo)致檔案資料泄露，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償公司因此遭受的全部損失。（二）賠償程序1.檔案室發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況后，應(yīng)及時(shí)通知借閱人員，并要求其說明情況。借閱人員應(yīng)在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向檔案室提交書面說明和賠償方案。2.檔案室對借閱人員提交的賠償方案進(jìn)行審核，如認(rèn)為賠償方案合理，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；如認(rèn)為賠償方案不合理，應(yīng)與借閱人員進(jìn)行協(xié)商，直至達(dá)成一致意見。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意的賠償方案，借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將賠償款支付至公司指定賬戶。檔案室收到賠償款后，應(yīng)出具收款憑證，并將相關(guān)情況記錄在檔案管理臺(tái)賬中。八、監(jiān)督與檢查（一）公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案資料的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合規(guī)定要求，檔案借閱手續(xù)是否完備，檔案資料的安全保密措施是否落實(shí)到位等。（三）對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督