PAGE訴訟檔案管理制度介紹一、總則（一）目的本訴訟檔案管理制度旨在規(guī)范公司訴訟檔案的管理，確保訴訟檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司的決策、業(yè)務(wù)開展及法律事務(wù)處理提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在各類訴訟活動中形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司訴訟檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則訴訟檔案應(yīng)如實反映訴訟活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則嚴(yán)格采取安全保密措施，防止訴訟檔案的泄露、損毀和丟失，確保檔案信息安全。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用訴訟檔案。二、訴訟檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善訴訟檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計公司的訴訟檔案，建立健全檔案檢索體系。3.對訴訟檔案的利用情況進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案合理使用。4.定期對訴訟檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案質(zhì)量。5.組織開展訴訟檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案管理意識。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門訴訟案件材料的收集、整理和初步分類，并及時移交檔案管理部門。2.在訴訟活動中，配合檔案管理部門做好檔案資料的收集和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序查閱和使用訴訟檔案，并及時歸還。4.對涉及本部門的訴訟檔案信息保密，不得擅自泄露。（三）法務(wù)部門職責(zé)1.指導(dǎo)和協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好訴訟檔案的收集、整理工作，確保檔案符合法律規(guī)定和公司要求。2.參與重大訴訟案件檔案的審核和把關(guān)，提供法律專業(yè)意見。3.對訴訟檔案的利用進(jìn)行法律風(fēng)險評估，確保檔案使用合法合規(guī)。4.協(xié)助檔案管理部門處理訴訟檔案管理中的法律問題。三、訴訟檔案的收集與整理（一）收集范圍1.與訴訟案件相關(guān)的各類文件、文書，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、傳票、判決書、裁定書、調(diào)解書等。2.訴訟過程中的會議記錄、談話筆錄、調(diào)查筆錄、庭審記錄等。3.與訴訟案件有關(guān)的往來信函、電子郵件、傳真等電子文件。4.其他與訴訟案件相關(guān)的資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在訴訟活動開始后及時收集相關(guān)資料，并指定專人負(fù)責(zé)整理。2.收集的資料應(yīng)真實、完整、清晰，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲，確保文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.按照訴訟案件的類別和時間順序進(jìn)行分類，同一案件的資料集中整理。2.對每份文件進(jìn)行編號，編制文件目錄，注明文件名稱、日期、來源等信息。3.對證據(jù)材料進(jìn)行分類編號，制作證據(jù)清單，注明證據(jù)名稱、證明內(nèi)容、頁碼等信息。4.對于重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行副本制作，分別保存。四、訴訟檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門整理好訴訟檔案后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的訴訟檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案進(jìn)行歸檔。（二）保管期限1.訴訟檔案的保管期限根據(jù)案件性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性訴訟案件；中期保管期限為[X]年，適用于涉及公司重要業(yè)務(wù)或具有一定影響力的訴訟案件；長期保管期限為永久，適用于涉及公司重大權(quán)益、具有重大歷史意義或法律參考價值的訴訟案件。（三）保管方式1.訴訟檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行備份管理，并建立電子檔案索引和檢索系統(tǒng)，方便查閱和使用。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對訴訟檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，防止檔案丟失或損壞。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。五、訴訟檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱訴訟檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)決策人員為決策提供參考查閱訴訟檔案。3.法務(wù)部門為處理法律事務(wù)查閱訴訟檔案。4.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的查閱利用情況。（二）利用流程1.查閱人填寫《訴訟檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。3.查閱人在指定地點查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或帶出檔案庫房。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員對檔案進(jìn)行核對和清點，確保檔案完整無損。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的訴訟檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供查閱。2.訴訟檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得用于非法目的或損害公司利益。六、訴訟檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對訴訟檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價值與公司實際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的訴訟檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對訴訟檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.根據(jù)案件性質(zhì)、保管期限和利用價值，評估檔案的繼續(xù)保存必要性。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的訴訟檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《訴訟檔案銷毀申請表》。2.將申請表提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)在指定地點進(jìn)行，采用粉碎、焚燒等方式確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并填寫《訴訟檔案銷毀記錄》，監(jiān)銷