PAGE人大廢除檔案管理制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司/組織發(fā)展的新形勢(shì)，加強(qiáng)信息管理與利用，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本指導(dǎo)意見(jiàn)，以應(yīng)對(duì)人大廢除檔案管理制度這一背景下公司/組織檔案管理工作的調(diào)整與優(yōu)化。（二）適用范圍本指導(dǎo)意見(jiàn)適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在日常工作中涉及的各類(lèi)文件、資料、記錄等信息的管理與利用。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司/組織的信息管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：所管理的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理各類(lèi)信息，保證信息的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便捷性原則：優(yōu)化信息管理流程，提高信息檢索、利用的便捷性，以滿足公司/組織日常工作及決策的需求。二、信息收集與分類(lèi)（一）收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)部門(mén)：各部門(mén)在日常工作中生成的文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等資料，應(yīng)及時(shí)提交至信息管理部門(mén)。2.外部合作單位：與公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的合作伙伴提供的相關(guān)文件、函件等，由對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集并移交。3.網(wǎng)絡(luò)資源：關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)等信息，通過(guò)官方網(wǎng)站、行業(yè)論壇、新聞媒體等網(wǎng)絡(luò)渠道收集與公司/組織相關(guān)的信息。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.業(yè)務(wù)類(lèi)別：按照公司/組織的主營(yíng)業(yè)務(wù)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等類(lèi)別。2.時(shí)間維度：根據(jù)信息產(chǎn)生的時(shí)間，分為年度、季度、月度等不同時(shí)間段的信息。3.重要性等級(jí)：分為重要、一般、次要三個(gè)等級(jí)，便于對(duì)信息進(jìn)行差異化管理。（三）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息收集工作，確保信息收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要信息，應(yīng)在生成后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交至信息管理部門(mén)。3.信息提交時(shí)應(yīng)附帶簡(jiǎn)要說(shuō)明，包括信息來(lái)源、產(chǎn)生時(shí)間、主要內(nèi)容等。三、信息整理與存儲(chǔ)（一）整理流程1.初步篩選：信息管理部門(mén)收到提交的信息后，首先進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無(wú)關(guān)或無(wú)效的信息。2.內(nèi)容審核：對(duì)篩選后的信息進(jìn)行內(nèi)容審核，確保信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.格式規(guī)范：統(tǒng)一信息的格式，如字體、字號(hào)、排版等，以便于存儲(chǔ)和查閱。4.分類(lèi)歸檔：按照既定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將審核通過(guò)的信息進(jìn)行分類(lèi)歸檔，建立清晰的信息目錄。（二）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：利用公司/組織內(nèi)部的服務(wù)器、云存儲(chǔ)等電子設(shè)備，建立電子信息庫(kù)，對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。2.備份管理：定期對(duì)電子信息進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于一些重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行掃描備份后，按照檔案管理的要求進(jìn)行紙質(zhì)存檔，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房。（三）存儲(chǔ)安全1.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)信息的保密性和重要性等級(jí)，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)相關(guān)信息。2.安全防護(hù)：安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，防止電子信息受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。3.環(huán)境保障：檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保紙質(zhì)檔案的安全存儲(chǔ)。四、信息檢索與利用（一）檢索工具1.電子檢索系統(tǒng)：建立功能強(qiáng)大的電子信息檢索系統(tǒng)，支持按關(guān)鍵詞、分類(lèi)、時(shí)間等多種方式進(jìn)行檢索。2.索引目錄：為紙質(zhì)檔案建立詳細(xì)的索引目錄，便于快速查找所需檔案。（二）利用流程1.申請(qǐng)流程：公司/組織內(nèi)部人員如需利用信息，應(yīng)填寫(xiě)信息利用申請(qǐng)表，注明利用目的、所需信息內(nèi)容等，提交至信息管理部門(mén)。2.審批流程：信息管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)信息的保密性和重要性等級(jí)，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.提供方式：經(jīng)審批通過(guò)后，信息管理部門(mén)按照申請(qǐng)人的要求，以電子文檔、紙質(zhì)復(fù)印件等方式提供所需信息。（三）利用限制1.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，不得擅自傳播或用于其他非授權(quán)目的。2.利用信息時(shí)應(yīng)確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，不得對(duì)信息進(jìn)行篡改或歪曲。五、信息安全與保密（一）安全管理嚴(yán)格執(zhí)行公司/組織的信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)。（二）保密措施1.與接觸敏感信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及敏感信息的工作區(qū)域進(jìn)行物理隔離，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反信息安全與保密規(guī)定的行為，按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。六、信息管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.信息管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的信息收集、整理、存儲(chǔ)等工作進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作符合本指導(dǎo)意見(jiàn)的要求。2.設(shè)立信息管理監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)信息管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。（二）考核指標(biāo)1.信息收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.信息整理的規(guī)范性和完整性。3.信息存儲(chǔ)的安全性和可靠性。4.信息檢索與利用的效率和效果。（三）考核方式1.定期考核：每季度對(duì)各部門(mén)的信息管理工作進(jìn)行一次全面考核。2.不定期抽查：信息管理部門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)的信息管理情況進(jìn)行抽查。（四）結(jié)果應(yīng)用1.將考核結(jié)果與部門(mén)績(jī)效掛鉤，對(duì)信息管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)考核不達(dá)標(biāo)或存在嚴(yán)重問(wèn)題的部門(mén)，責(zé)令限期整改，并視情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰。七、附則（一