PAGE業(yè)務(wù)類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)類檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于業(yè)務(wù)開展、查詢利用及維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、招投標資料、客戶資料、項目文檔等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司業(yè)務(wù)類檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，嚴格保密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案信息的需求。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善業(yè)務(wù)類檔案管理制度，組織實施并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門業(yè)務(wù)活動中文件資料的形成、積累和整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的信息和資料。4.在業(yè)務(wù)活動中嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保文件資料的質(zhì)量和規(guī)范。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、保管等工作，保證檔案的質(zhì)量和安全。3.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，及時反饋利用情況。4.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同協(xié)議類：包括各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、采購合同等。2.業(yè)務(wù)文件類：項目立項文件、可行性研究報告、業(yè)務(wù)審批文件、工作報告等。3.招投標資料類：招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。4.客戶資料類：客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、客戶反饋等。5.項目文檔類：項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。6.其他業(yè)務(wù)相關(guān)資料：會議紀要、培訓資料、市場調(diào)研資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.業(yè)務(wù)活動中形成的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并定期進行備份。4.收集的文件資料應(yīng)注明形成日期、來源、保管期限等信息。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理。3.同一類檔案應(yīng)按照一定的順序排列，便于查找和管理。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為合同協(xié)議類、業(yè)務(wù)文件類、招投標資料類、客戶資料類、項目文檔類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于識別和管理。編號可采用年份+流水號的方式，如2023001。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，方便查詢利用。4.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.合同協(xié)議類：按照合同類型進一步細分，如買賣合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。2.業(yè)務(wù)文件類：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途分類，如項目立項文件、業(yè)務(wù)審批文件、工作報告等。3.招投標資料類：分為招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等類別。4.客戶資料類：按照客戶類型或業(yè)務(wù)往來情況分類，如重點客戶、一般客戶等。5.項目文檔類：根據(jù)項目階段分類，如項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號由類別代碼、年份、流水號組成。類別代碼采用大寫字母表示，如HT（合同協(xié)議類）、YW（業(yè)務(wù)文件類）等。2.年份采用四位數(shù)字表示，如2023。3.流水號為順序號，從001開始依次編排。4.例如，一份合同協(xié)議類檔案的編號為HT2023001。五、檔案的保管與存儲（一）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要合同協(xié)議、重大業(yè)務(wù)文件等。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年等，具體根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序排列上架，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.建立檔案存儲目錄，記錄檔案的存放位置和編號，方便查詢。（三）保管要求1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持適宜的環(huán)境條件。4.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防護設(shè)備和器材。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表等組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考檔案的利用情況，對于長期未被利用且已超過保管期限的檔案進行重點審查。3.征求業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的意見，綜合評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫檔案銷毀審批表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。4.對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的技術(shù)手段進行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人的責任。（三）保密要求1.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保信息安全。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便公司各部門查詢利用檔案信息。3.加強檔案信息的安全保護，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、編號、日期等檢索檔案信息。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）數(shù)據(jù)維護與安全1.指定專人負責檔案信息化系統(tǒng)的維護和管理，定期對系統(tǒng)進行檢查和更新