PAGE人事檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案庫房的管理，確保人事檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司人事檔案庫房的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保人事檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.規(guī)范管理原則：嚴格按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，規(guī)范檔案管理流程。3.便捷高效原則：在保證檔案安全和質量的前提下，提高檔案管理工作效率，為公司各項工作提供及時、準確的服務。二、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責收集本部門員工的檔案材料，并按照規(guī)定的時間和要求及時移交至人事檔案庫房。2.檔案材料應真實、完整、規(guī)范，包括但不限于員工的履歷、學歷學位證書、職稱證書、勞動合同、考核評價、獎懲記錄等。3.對于新入職員工，應在入職一個月內將其檔案材料收集齊全并移交至人事檔案庫房。（二）檔案整理1.人事檔案管理人員應按照檔案管理的有關規(guī)定，對收集到的檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.檔案整理應遵循便于保管和利用的原則，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.建立檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、姓名、類別、存放位置等信息，便于快速查找和檢索。三、檔案保管（一）庫房環(huán)境1.人事檔案庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備，并定期進行檢查和維護。（二）檔案存放1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立存放索引。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。3.對于重要的人事檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案盤點1.定期對人事檔案進行盤點，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。2.盤點工作應至少每年進行一次，由人事檔案管理人員負責實施，并填寫檔案盤點表。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。四、檔案查閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱人事檔案，應填寫《人事檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，方可到人事檔案庫房查閱。2.查閱人事檔案應嚴格遵守查閱范圍，不得查閱與本人無關的檔案材料。3.涉及公司機密或敏感信息及重要崗位人員的檔案，需經公司高層領導批準后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人應根據(jù)查閱人的工作需要，認真審核申請表，并簽署意見。3.申請表經批準后，查閱人持有效證件到人事檔案庫房辦理查閱手續(xù)。人事檔案管理人員應根據(jù)申請表的內容，提供相應的檔案材料，并對查閱過程進行監(jiān)督。4.查閱人應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉借他人。查閱完畢后，應及時將檔案歸還庫房，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）查閱記錄1.人事檔案管理人員應對每次查閱檔案的情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內容、審批情況等信息。2.查閱記錄應妥善保存，以備日后查閱和審計。五、檔案借閱（一）借閱權限1.公司外部單位或個人因工作需要借閱人事檔案，應填寫《人事檔案借閱申請表》，并提交相關證明材料，經公司人力資源部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱人事檔案應嚴格遵守借閱范圍，不得借閱與工作無關的檔案材料。3.涉及公司核心機密或重要信息的檔案，原則上不予借閱，確因特殊情況需要借閱的，需經公司總經理批準。（二）借閱流程1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時間、歸還時間等信息，并提交相關證明材料。2.將申請表及證明材料提交公司人力資源部門負責人審核，人力資源部門負責人應認真審核申請表及證明材料，并簽署意見。3.申請表經人力資源部門負責人審核通過后，報公司分管領導批準。分管領導應根據(jù)實際情況，對申請表進行審批，并簽署意見。4.申請表經批準后，借閱人持有效證件到人事檔案庫房辦理借閱手續(xù)。人事檔案管理人員應根據(jù)申請表的內容，提供相應的檔案材料，并與借閱人簽訂《人事檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。5.借閱人應按照《人事檔案借閱協(xié)議》的約定，在規(guī)定的時間內歸還檔案。如因特殊情況需要延期歸還的，應提前辦理延期手續(xù)。6.借閱人歸還檔案時，人事檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量和質量，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并要求借閱人承擔相應的責任。（三）借閱記錄1.人事檔案管理人員應對每次借閱檔案的情況進行詳細記錄，包括借閱時間、借閱人、借閱內容、審批情況、歸還時間等信息。2.借閱記錄應妥善保存，以備日后查閱和審計。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.人事檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對涉及公司機密或敏感信息的檔案，應進行加密存儲和管理，并限制查閱和借閱范圍。（二）安全管理1.加強人事檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責任。2.庫房應安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等安全設施，并確保其正常運行。3.定期對庫房的安全設施進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.嚴格執(zhí)行庫房出入管理制度，非檔案管理人員未經允許不得進入庫房。（三）應急處置1.制定人事檔案安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工。2.定期組織應急演練，提高應對突發(fā)事件的能力。3.如發(fā)生檔案安全事故，應立即采取措施進行處置，并及時向上級報告。七、檔案信息化管理（一）信息化建設1.建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、查閱、借閱等功能。2.加強檔案信息化基礎設施建設，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行升級和維護，提高系統(tǒng)的功能和性能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理的要求，將紙質檔案信息錄入到信息化管理系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的信息安全管理制度，加強對系統(tǒng)用戶的權限管理。2.采取必要的信息安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術等，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全評估和風險排查，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全問題。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理負責人職責1.全面負責公司人事檔案庫房的管理工作，制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。3.協(xié)調與公司其他部門的關系，為公司各項工作提供檔案支持和服務。4.負責檔案管理工作的信息化建設，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。5.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。（二）檔案管理人員職責1.負責收集、整理、保管、查閱、借閱等檔案管理具體工作，確保檔案的安全、完整與有效利用。2.嚴格遵守檔案管理的有關規(guī)定和操作規(guī)程，認真履行崗位職責。3.定期對檔案進行盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.做好檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、維護和管理工作，保證系統(tǒng)