PAGE政策性住房檔案制度一、總則（一）目的為加強政策性住房檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，保障政策性住房相關(guān)工作的順利開展，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織涉及的政策性住房檔案管理工作，包括各類政策性住房的規(guī)劃、建設(shè)、分配、使用、管理等環(huán)節(jié)形成的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政策性住房檔案由公司/組織指定的專門部門或機構(gòu)進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映政策性住房工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和使用，提高工作效率，滿足相關(guān)工作和社會公眾的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的政策性住房檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善政策性住房檔案管理制度、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范。2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，協(xié)助相關(guān)部門和人員利用檔案開展工作。5.對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)。6.參與政策性住房項目的驗收和考核，審核檔案資料的完整性和規(guī)范性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.政策性住房規(guī)劃文件，包括項目立項批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計方案、可行性研究報告等。2.建設(shè)過程中的各類文件，如工程招投標(biāo)文件、施工合同、施工圖紙、工程變更記錄、質(zhì)量驗收報告等。3.住房分配相關(guān)資料，包括申請審批表、資格審核記錄、分配方案、選房確認書等。4.住戶入住資料，如入住通知書、房屋交接記錄、物業(yè)費繳納憑證等。5.住房使用和管理過程中的文件，如維修記錄、安全檢查記錄、違規(guī)處理情況等。6.其他與政策性住房相關(guān)的文件資料，如政策法規(guī)文件、會議紀要、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時將辦理政策性住房業(yè)務(wù)過程中形成的文件資料移交檔案管理部門，確保檔案的及時收集。2.移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案資料進行認真核對，對不符合要求的及時退回補充完善。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、類別和保管期限進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，編制目錄清單，便于查找和管理。3.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行整理，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行存儲和命名。4.對破損、褪色的檔案資料進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理后的檔案應(yīng)定期進行歸檔，歸檔時應(yīng)編制歸檔清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、歸檔時間等信息。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，便于查找和管理。3.歸檔的檔案應(yīng)進行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊和牢固。（二）保管期限政策性住房檔案的保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案包括政策性住房規(guī)劃文件、重大政策法規(guī)文件、涉及住房分配和管理的重要文件等。2.長期保管的檔案保管期限為30年，包括建設(shè)過程中的主要文件、住房分配和入住的相關(guān)資料等。3.短期保管的檔案保管期限為10年，包括一般性的管理文件、統(tǒng)計報表等。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。4.建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和維護，確保庫房設(shè)施設(shè)備的正常運行。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱政策性住房檔案。2.相關(guān)政府部門、司法機關(guān)等因履行職責(zé)需要查閱檔案。3.政策性住房住戶因個人需要查閱本人相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.政府部門、司法機關(guān)等查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人員有效證件，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.政策性住房住戶查閱本人檔案，應(yīng)攜帶本人有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門核實身份后，辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)提供檔案原件查閱或復(fù)印件服務(wù)，根據(jù)利用需求確定提供方式。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、內(nèi)容、用途等信息，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料。3.對涉及保密內(nèi)容的檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。六、檔案的統(tǒng)計與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整。3.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和相關(guān)部門報送，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。（三）銷毀工作1.對經(jīng)過鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準后進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的政策性住房檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案信息準確錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行快速查詢，方便利用檔案。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供支持。5.數(shù)據(jù)備份功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，保障系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。3.定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督機構(gòu)，定期對政策性住房檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件、檔案利用服務(wù)等方面。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門和人員限期整改。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機