PAGE檔案三合一制度設(shè)計(jì)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政事務(wù)管理文件等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。3.經(jīng)營管理類：涵蓋市場調(diào)研、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購、生產(chǎn)運(yùn)營等業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、生產(chǎn)流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的技術(shù)文件。5.基本建設(shè)類：包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件。6.會(huì)計(jì)檔案類：按照國家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，對公司會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類管理。7.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映公司重要活動(dòng)和事件的聲像資料。8.電子檔案類：對公司形成的電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”四級(jí)編號(hào)體系。2.全宗號(hào)：公司檔案全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置目錄號(hào)，如行政管理類為1，黨群工作類為2，以此類推。4.案卷號(hào)：按年度、類別對檔案進(jìn)行排列，編立案卷號(hào)。5.件號(hào)：在案卷內(nèi)對每份文件進(jìn)行編號(hào)。三、檔案形成與收集（一）文件形成要求1.各部門及所屬單位在工作中應(yīng)及時(shí)形成各類文件，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)規(guī)范格式，使用統(tǒng)一的紙張、字體、字號(hào)等，注明起草部門、起草人、日期等信息。3.文件簽署應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行，確保文件的有效性。（二）收集范圍1.公司內(nèi)部形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.公司與外部單位往來的文件，如合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件，如工作報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)收集歸檔。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)、項(xiàng)目過程中形成的文件收集整理歸檔。（四）收集流程1.各部門指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，定期將收集到的文件移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的文件退回原部門補(bǔ)充完善。3.審核通過的文件進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄。四、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理效率。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類方案進(jìn)行分類，對每份文件進(jìn)行裝訂、編頁、編號(hào)，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。2.電子檔案：按照分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物及內(nèi)容摘要等信息，存儲(chǔ)在磁性載體或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)、備注等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。3.對重要檔案應(yīng)編制檢索工具，如索引、指南等，提高檔案檢索效率。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全完好。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防護(hù)設(shè)備和藥品。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)公司原則。檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供支持。3.確保安全原則。在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人、復(fù)制內(nèi)容等信息。（三）利用流程1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用方式、利用內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合要求的予以辦理。查閱檔案的，由檔案管理人員提供檔案；借閱檔案的，辦理借閱手續(xù)；復(fù)制檔案的，安排人員進(jìn)行復(fù)制。4.利用者利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案（借閱）或辦理注銷手續(xù)（查閱、復(fù)制）。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則。對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素。2.價(jià)值評估原則。根據(jù)檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限和處置方式。3.集體鑒定原則。成立檔案鑒定小組，對檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見和檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進(jìn)行審查，判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法。與同類檔案進(jìn)行分析比較，確定檔案的保存價(jià)值。3.效益評估法。評估檔案對公司當(dāng)前和未來工作的效益，確定檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人