PAGE項(xiàng)目檔案庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案庫(kù)房管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有項(xiàng)目檔案的庫(kù)房管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則：合理規(guī)劃庫(kù)房布局，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)方式，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案庫(kù)房的日常管理工作，包括庫(kù)房的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、溫濕度控制等。2.制定和完善項(xiàng)目檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的入庫(kù)、保管、整理、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保其正常運(yùn)行。5.定期對(duì)庫(kù)房管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。（二）庫(kù)房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守項(xiàng)目檔案庫(kù)房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的接收、登記、上架、保管等具體工作，確保檔案存放有序、安全無(wú)損。3.做好庫(kù)房的日常巡查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告庫(kù)房安全隱患和檔案異常情況。4.協(xié)助檔案利用部門做好檔案的查詢、借閱和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱手續(xù)。5.按照規(guī)定做好庫(kù)房的溫濕度記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等工作，確保記錄真實(shí)、完整。三、庫(kù)房環(huán)境管理（一）溫濕度控制1.庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.每天定時(shí)對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（二）清潔衛(wèi)生1.保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等。2.嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、飲食、堆放雜物，保持庫(kù)房整潔有序。（三）安全保衛(wèi)1.庫(kù)房應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.庫(kù)房門窗應(yīng)堅(jiān)固完好，配備必要的門鎖、報(bào)警器等安全裝置。3.嚴(yán)格限制非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房周邊環(huán)境的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。四、檔案入庫(kù)管理（一）檔案收集1.項(xiàng)目各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將項(xiàng)目檔案收集整理齊全，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的項(xiàng)目檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.庫(kù)房管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)接收的項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.整理后的檔案應(yīng)裝訂整齊、編目清晰，便于保管和利用。（三）檔案上架1.根據(jù)檔案的分類和編號(hào)，將整理好的檔案上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。2.上架后的檔案應(yīng)建立檔案存放索引，注明檔案的類別、編號(hào)、存放位置等信息。五、檔案保管管理（一）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.檔案應(yīng)采用專用的檔案裝具進(jìn)行存放，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案存放安全、整齊。（二）檔案標(biāo)識(shí)1.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、年度、項(xiàng)目等信息，便于識(shí)別和查找。2.庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案存放區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明檔案類別和存放范圍。（三）檔案盤點(diǎn)1.定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與賬目相符，檔案存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因，并采取措施加以解決。六、檔案利用管理（一）檔案查詢1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢申請(qǐng)表，及時(shí)提供檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)向庫(kù)房管理人員當(dāng)面點(diǎn)清檔案數(shù)量，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失或擅自銷毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)向庫(kù)房管理人員當(dāng)面點(diǎn)清檔案數(shù)量，并在檔案借閱登記簿上簽字注銷。2.庫(kù)房管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向檔案管理部門報(bào)告。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）檔案鑒定1.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員參加，組成檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔案的類別、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。八、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.逐步推進(jìn)項(xiàng)目檔案的數(shù)字化工作，將重要的項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。（二）電子檔案管理1.建立健全電子檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、備份等環(huán)節(jié)的管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的信息安全。（三）檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、利用等功能，提高檔案管理工