PAGE控股會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)控股公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本控股公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于控股公司總部及所屬各子公司、分公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案是指控股公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.控股公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的組織和管理，指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常收集、整理、保管等具體工作，并對(duì)所屬單位會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各子公司、分公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作，按照控股公司要求做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管等工作，并定期向控股公司財(cái)務(wù)部門移交應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案。3.控股公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提供必要的檔案管理設(shè)施和條件，按照規(guī)定做好會(huì)計(jì)檔案的接收、保管和利用等工作。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)要素的具體內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)分類核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告通常僅指會(huì)計(jì)報(bào)表，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書。會(huì)計(jì)報(bào)表至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等報(bào)表。（四）其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各單位財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求，及時(shí)收集本單位在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的各類會(huì)計(jì)資料，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性。2.對(duì)于從外部取得的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，應(yīng)確保其真實(shí)性、合法性和完整性，并按照規(guī)定進(jìn)行粘貼、整理。3.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等應(yīng)按照連續(xù)編號(hào)的順序進(jìn)行收集，不得遺漏或缺失。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理去除憑證上的金屬物，對(duì)大小不一的原始憑證進(jìn)行折疊，使其與記賬憑證大小一致。按照記賬憑證的編號(hào)順序，將記賬憑證及其所附原始憑證整理整齊，每25張或50張裝訂成一冊(cè)，并在封面注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證頁(yè)數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加具封面和封底，在封面上加蓋單位公章，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理總賬、明細(xì)賬應(yīng)按照科目順序排列，每一科目賬頁(yè)應(yīng)連續(xù)編號(hào)，并在首頁(yè)注明科目名稱、年度、賬簿頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。日記賬應(yīng)按照日期順序排列，按日結(jié)出余額。固定資產(chǎn)卡片應(yīng)按照固定資產(chǎn)類別和編號(hào)順序排列，每類固定資產(chǎn)卡片應(yīng)單獨(dú)成冊(cè)，并在首頁(yè)注明固定資產(chǎn)類別、編號(hào)范圍等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料的整理月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照?qǐng)?bào)告日期順序排列，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書，并分別裝訂成冊(cè)。銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等應(yīng)按照時(shí)間順序整理，每類資料應(yīng)單獨(dú)成冊(cè)，并在首頁(yè)注明資料名稱、年度、月份等內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書等應(yīng)按照形成時(shí)間順序整理，單獨(dú)成冊(cè)，并在首頁(yè)注明清冊(cè)名稱、年度等內(nèi)容。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為10年。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書的保管期限為永久。4.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表的保管期限為10年。（二）保管地點(diǎn)1.控股公司總部及各子公司、分公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別進(jìn)行排列，便于查找和利用。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、毀損或丟失。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，同時(shí)注明備份日期、內(nèi)容等信息。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并異地保管。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本控股公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)控股公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)陪同，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員只能查閱與本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，不得查閱與本單位無(wú)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見并批準(zhǔn)。3.查閱人員持申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)部門辦理查閱手續(xù)，財(cái)務(wù)部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并在查閱登記本上記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)房。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）復(fù)制規(guī)定1.本控股公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)部門公章，并注明用途。2.外部單位復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)控股公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋控股公司公章，并注明用途。3.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的復(fù)制設(shè)備，確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整。復(fù)制完畢后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)，并在復(fù)制申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）移交時(shí)間1.各子公司、分公司應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，按照控股公司要求，將上一年度的會(huì)計(jì)檔案整理完畢，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至控股公司財(cái)務(wù)部門。2.控股公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)在接收各子公司、分公司移交的會(huì)計(jì)檔案后，及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和整理，并按照規(guī)定進(jìn)行保管。（二）移交程序1.各子公司、分公司財(cái)務(wù)部門編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列出移交會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并簽字蓋章。2.控股公司財(cái)務(wù)部門對(duì)《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。3.移交的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)符合本制度要求，如有缺失、損壞等情況，移交單位應(yīng)負(fù)責(zé)補(bǔ)齊或修復(fù)。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由控股公司財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.控股公司總經(jīng)理辦公會(huì)對(duì)《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》進(jìn)行審核，簽署意見并批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由控股公司財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告控股公司總經(jīng)理辦公會(huì)。（三）銷毀