PAGE村委會檔案制度范本一、總則（一）目的為加強村委會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村委會工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合本村實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村委會各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村委會檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映村委會工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以村委會主任為組長，各部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立檔案檢索工具。4.定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制，對已到保管期限的檔案進行鑒定和銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的文件、指示、通知等。2.村委會制定的工作計劃、總結(jié)、報告、決議、決定等文件材料。3.村委會各類會議記錄、紀要、簡報等。4.村民代表大會、村民會議等會議形成的文件材料。5.村委會與上級部門、其他單位及個人簽訂的合同、協(xié)議、責(zé)任書等。6.村委會的財務(wù)收支憑證、報表、審計報告等。7.村委會的土地承包、宅基地審批、計劃生育、民政優(yōu)撫等各類業(yè)務(wù)檔案。8.村委會組織開展的各類活動形成的文件材料，如文化活動、志愿服務(wù)活動等。9.村委會工作人員的人事檔案、考核材料、獎懲記錄等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時將工作中形成的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理人員。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，以防丟失。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、內(nèi)容、時間等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)濟發(fā)展類、社會事務(wù)類、文化建設(shè)類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、分類準確、編目規(guī)范。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照檔案管理的要求進行裝訂、編頁、裝盒等處理。3.檔案管理人員應(yīng)認真核對歸檔的文件材料，確保歸檔質(zhì)量。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映村委會主要職能活動和歷史面貌的，對村委會工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對村委會工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對村委會工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，定期進行維護和更新。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.因工作需要查閱檔案的村委會工作人員。2.因工作需要查閱檔案的上級部門、其他單位及個人。3.因涉及個人權(quán)益等原因需要查閱檔案的本村村民。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理人員審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（三）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理人員審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員進行。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》報上級主管部門批準后銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理人員和監(jiān)銷人員的共同監(jiān)督下進行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀時間、地點、方式等，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立村委會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等，建立檔案數(shù)字化加工場所。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、編目等處理。3.將電子檔案存儲在安全可靠的服務(wù)器上，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實