PAGE文明校園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強文明校園檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文明校園建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各班級在文明校園創(chuàng)建活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映文明校園創(chuàng)建活動的實際情況。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，做到規(guī)范化、標準化。4.保密性原則：對涉及學校機密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格保密。二、檔案管理職責（一）學校檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導各部門、各班級的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓和咨詢服務(wù)。4.定期對檔案進行檢查和評估，確保檔案質(zhì)量。（二）各部門、各班級職責1.負責本部門、本班級在文明校園創(chuàng)建活動中形成檔案的收集、整理和移交工作。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門、本班級檔案的日常管理。3.嚴格按照學校檔案管理制度的要求，做好檔案的整理和歸檔工作，確保檔案的完整和準確。三、檔案收集（一）收集范圍1.文明校園創(chuàng)建活動的規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告等文件材料。2.學校在文明校園創(chuàng)建方面的會議記錄、紀要、決議等。3.師生參與文明校園創(chuàng)建活動的相關(guān)材料，如活動方案、活動記錄、獲獎證書等。4.校園文化建設(shè)的相關(guān)材料，如文化活動策劃、宣傳資料、文化成果展示等。5.學校在環(huán)境衛(wèi)生、安全管理、文明禮儀教育等方面的工作記錄和成果材料。6.與文明校園創(chuàng)建相關(guān)的其他材料。（二）收集要求1.各部門、各班級應(yīng)及時收集本部門、本班級在文明校園創(chuàng)建活動中形成的各類文件材料，確保檔案的時效性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。四、檔案整理（一）分類標準1.按照文明校園創(chuàng)建活動的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合管理類、校園文化類、師生活動類、環(huán)境衛(wèi)生類、安全管理類等類別。2.每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如綜合管理類可分為規(guī)劃計劃、工作總結(jié)、會議記錄等。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.對每份文件材料進行編號、編目，填寫文件目錄。3.按照分類標準對文件材料進行裝訂、裝盒，并在盒脊上標明類別、年度、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.學校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準。（二）保管期限1.文明校園檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.對反映學校文明校園創(chuàng)建活動重要歷史面貌和長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為10年至50年；對在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至10年。（三）檔案保管要求1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案鑒定（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，提出鑒定意見。3.對經(jīng)鑒定小組批準銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。4.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并對銷毀過程進行記錄。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，如實反映檔案工作的實際情況。八、檔案利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門、各班級在文明校園創(chuàng)建活動中查閱相關(guān)檔案資料。2.上級主管部門、社會有關(guān)單位和個人因工作需要查閱學校文明校園檔案。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)各部門、各班級查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.校外單位和個人查閱檔案，需持單位介紹信或個人有效證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件、復(fù)印件或電子文件等利