PAGE基金項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基金項目檔案管理，確?；痦椖繖n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在基金項目管理、研究、監(jiān)督等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織承擔(dān)的各類基金項目檔案的管理，包括項目申報、立項、實施、驗收等全過程形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：基金項目檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映基金項目的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集基金項目各個階段形成的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到整理規(guī)范、編目科學(xué)、保管安全。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善基金項目檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)基金項目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對基金項目承擔(dān)部門和人員的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.定期對基金項目檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）基金項目承擔(dān)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門承擔(dān)的基金項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.配合檔案管理部門做好基金項目檔案的檢查、鑒定、統(tǒng)計等工作。（三）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對本項目文件材料的形成、積累和歸檔工作負(fù)總責(zé)。2.指導(dǎo)和督促項目組成員做好文件材料的收集、整理工作。3.確保項目文件材料的真實、完整、準(zhǔn)確，并及時移交檔案管理部門。三、檔案收集（一）收集范圍1.項目申報階段：項目申請書、可行性研究報告、項目預(yù)算書、專家評審意見、申報批復(fù)文件等。2.項目立項階段：立項批復(fù)文件、項目合同（任務(wù)書）、項目計劃書等。3.項目實施階段：項目進(jìn)展報告、實驗數(shù)據(jù)、研究成果、會議記錄、往來信函、經(jīng)費使用憑證等。4.項目驗收階段：項目驗收申請書、驗收報告、結(jié)題證書、成果鑒定材料、知識產(chǎn)權(quán)證明等。（二）收集要求1.項目承擔(dān)部門和人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集項目各個階段形成的文件材料，并進(jìn)行分類整理。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲安全。3.對于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按項目類別分類：根據(jù)基金項目的不同類型，分為自然科學(xué)基金項目、社會科學(xué)基金項目、科技計劃項目等。2.按項目階段分類：分為項目申報、立項、實施、驗收等階段。3.按文件材料性質(zhì)分類：分為項目管理文件、研究成果文件、經(jīng)費管理文件、知識產(chǎn)權(quán)文件等。（三）整理步驟1.裝訂：將紙質(zhì)文件材料按順序排列，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊。2.編頁號：對每份文件材料進(jìn)行編頁號，頁號應(yīng)編寫在有文字的頁面正面右上角，背面左上角。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項目。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案盒編號、年度、項目名稱、保管期限等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.項目申報階段的文件材料，在項目申報結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.項目立項階段的文件材料，在立項批復(fù)文件下達(dá)后[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.項目實施階段的文件材料，應(yīng)按季度或半年歸檔，確保文件材料的及時整理和歸檔。4.項目驗收階段的文件材料，在項目驗收結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.項目承擔(dān)部門將整理好的檔案材料移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案材料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知項目承擔(dān)部門進(jìn)行整改。3.審核無誤后，檔案管理部門將檔案材料進(jìn)行上架保管，并建立檔案管理臺賬。六、檔案保管（一）保管期限1.基金項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.具有重要歷史價值、對公司/組織發(fā)展有重大影響的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。4.只在短期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對基金項目檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每[X]年進(jìn)行一次重點清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理情況等。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱基金項目檔案。2.外部單位因合作研究、項目評估、成果鑒定等需要查閱、借閱基金項目檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部利用查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。利用者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部利用外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出申請，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與外部單位簽訂檔案利用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。外部單位應(yīng)按照協(xié)議要求查閱、借閱檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。檔案管理部門應(yīng)對外部單位的檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的基金項目檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何人不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播基金項目檔案。3.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞，應(yīng)及時報告檔案管理部門。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)基金項目檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對基金項目檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.審閱檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案的保管期限，結(jié)合檔案的實際情況，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等項目。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，報公司/組織主管領(lǐng)