PAGE文物局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文物局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在文物保護(hù)、研究、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文物局機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬單位以及下屬分支機(jī)構(gòu)在文物工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文物局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映文物工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理文物工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、文物保護(hù)單位敏感信息等檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)文物局設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、征集文物工作中形成的各類檔案材料，對(duì)其進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。定期檢查檔案收集情況，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案保管妥善保管檔案，確保檔案的實(shí)體安全，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。建立檔案保管環(huán)境監(jiān)測(cè)制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度、空氣質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)管理，確保電子檔案的安全。3.檔案利用服務(wù)負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)提供所需檔案。開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記等，為文物工作提供信息支持。4.檔案鑒定與銷毀根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書(shū)檔案：包括文物局在行政管理、業(yè)務(wù)工作等方面形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.業(yè)務(wù)檔案文物保護(hù)項(xiàng)目檔案：涵蓋文物保護(hù)工程立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等全過(guò)程形成的檔案。文物調(diào)查與發(fā)掘檔案：包括文物調(diào)查計(jì)劃、調(diào)查記錄、發(fā)掘報(bào)告、出土文物資料等。文物征集與收藏檔案：涉及文物征集來(lái)源、征集過(guò)程、收藏登記等相關(guān)檔案。文物研究與鑒定檔案：包含文物研究成果、鑒定報(bào)告、專家意見(jiàn)等檔案。3.聲像檔案：記錄文物工作相關(guān)活動(dòng)的照片、錄音、錄像等資料。4.實(shí)物檔案：與文物工作相關(guān)的實(shí)物，如文物復(fù)制件、模型等，并附相關(guān)說(shuō)明檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如，2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)文物保護(hù)項(xiàng)目檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱階段流水號(hào)編制。如“[項(xiàng)目名稱]立項(xiàng)001”。文物調(diào)查與發(fā)掘檔案編號(hào)：以調(diào)查或發(fā)掘年份項(xiàng)目名稱流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如，2022[項(xiàng)目名稱]002。文物征集與收藏檔案編號(hào)：征集年份文物名稱流水號(hào)。如2021[文物名稱]003。文物研究與鑒定檔案編號(hào)：研究或鑒定年份課題名稱流水號(hào)。例如，2023[課題名稱]001。3.聲像檔案編號(hào)：拍攝或錄制年份主題流水號(hào)。如2022文物展覽005。4.實(shí)物檔案編號(hào)：實(shí)物類別年份流水號(hào)。例如，文物復(fù)制件2023002。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.文物局機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類文件、資料、圖表等。2.直屬單位和下屬分支機(jī)構(gòu)在文物保護(hù)、研究、管理等工作中產(chǎn)生的相關(guān)檔案。3.文物保護(hù)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收各環(huán)節(jié)形成的文件、報(bào)告、圖紙、照片等資料。4.文物調(diào)查與發(fā)掘過(guò)程中的原始記錄、出土文物清單、研究報(bào)告等。5.文物征集活動(dòng)中的征集文件、鑒定證書(shū)、交接清單等。6.文物研究與鑒定工作的成果報(bào)告、專家意見(jiàn)及相關(guān)資料。7.與文物工作相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等。8.聲像資料，包括文物工作現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像、錄音等。9.實(shí)物檔案，如文物復(fù)制件、模型等。（二）收集要求1.各部門(mén)和單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂編目：文書(shū)檔案應(yīng)去除金屬物，進(jìn)行裝訂，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。業(yè)務(wù)檔案根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的整理和編目。文物保護(hù)項(xiàng)目檔案應(yīng)按照項(xiàng)目流程順序排列，編制項(xiàng)目檔案目錄。文物調(diào)查與發(fā)掘檔案應(yīng)按照調(diào)查、發(fā)掘階段分別整理，編寫(xiě)檔案索引。文物征集與收藏檔案應(yīng)按照文物類別和征集時(shí)間順序整理，建立文物收藏檔案冊(cè)。文物研究與鑒定檔案應(yīng)按照研究課題或鑒定項(xiàng)目進(jìn)行整理，編制研究成果目錄。3.編號(hào)標(biāo)識(shí)：按照編號(hào)規(guī)則對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案封面、卷內(nèi)文件首頁(yè)等位置加蓋編號(hào)章或標(biāo)注編號(hào)。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，確保檔案保管環(huán)境安全。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理編目區(qū)、查閱接待區(qū)等，布局合理，便于檔案管理和利用。（二）檔案保管措施1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.對(duì)珍貴文物檔案、重要?dú)v史檔案等應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格控制庫(kù)房人員出入，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。5.對(duì)檔案的出入庫(kù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息，做到賬目清晰。六、檔案利用（一）利用范圍1.文物局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位因工作聯(lián)系需要查閱檔案。3.因?qū)W術(shù)研究、文化交流等需要查閱檔案的單位或個(gè)人，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后查閱。（二）利用手續(xù)1.文物局內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)文物局辦公室審核后，由檔案管理部門(mén)提供查閱服務(wù)。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需提前向文物局提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)文物局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)需有文物局工作人員陪同，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（三）利用期限1.一般檔案查閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不超過(guò)[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明原因，并辦理延期手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由文物局分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家等為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合文物工作實(shí)際，制定檔案保管期限表。2.對(duì)檔案的鑒定，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。3.具有重要?dú)v史價(jià)值、文物價(jià)值、研究?jī)r(jià)值的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存；在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案可確定為定期保存；已失去保存價(jià)值的檔案可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定申請(qǐng)表》，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)申請(qǐng)鑒定的檔案進(jìn)行審查，通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、聽(tīng)取相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)等方式，確定檔案的保存價(jià)值。3.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，出具《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，明確檔案的存毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《檔案銷毀清單》，經(jīng)文物局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和命名，便于檢索和管理。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)：檔案管理人員可通過(guò)信息系統(tǒng)錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容等，并對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和維護(hù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，記錄借閱申請(qǐng)、審批、歸還等環(huán)節(jié)的信息。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保不同人員對(duì)檔案信息具有相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，保障檔案信息安全