PAGE檔案管理制度360文庫一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項活動的過程和結(jié)果，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立綜合管理部門作為檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管、安全防護(hù)和定期檢查，確保檔案的完整和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進(jìn)行銷毀。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時提供所需檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的具體實施，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案移交檔案管理部門集中保管。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件、資料。2.公司/組織各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織各類合同、協(xié)議、訂單等經(jīng)濟業(yè)務(wù)文件。5.公司/組織各類報表、統(tǒng)計資料、財務(wù)賬目等。6.公司/組織各類技術(shù)文件、圖紙、資料等。7.公司/組織各類宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。8.公司/組織各類人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。9.公司/組織各類照片、音像資料等。10.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改、偽造。3.對重要文件、資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，并編制相應(yīng)的目錄。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，并在顯著位置標(biāo)明檔案類別和編號。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，同時建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為1年至15年。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，并建立檔案檢查臺賬。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行鑒定。2.堅持全面的觀點，從公司/組織整體利益出發(fā)，綜合考慮檔案的歷史、現(xiàn)實和未來價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價值。2.分析檔案內(nèi)容與公司/組織職能活動的關(guān)系，確定檔案的重要程度。3.參考檔案的形成時間、來源、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.將《檔案銷毀清冊》報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。5.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。6.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理規(guī)定，確保檔案查閱的合法性和規(guī)范性。2.遵循方便利用、確保安全的原則，為查閱者提供必要的服務(wù)。3.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱范圍。（二）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱檔案時，應(yīng)提交單位介紹信和查閱人有效身份證件，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以辦理查閱手續(xù)，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。（四）借閱原則1.嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，確保檔案的安全。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（五）借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱檔案時，應(yīng)提交單位介紹信和查閱人有效身份證件，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時，應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司/組織各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，形成電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.信息存儲：將電子檔案存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。4.檢索利用：通過檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利