PAGE規(guī)范性文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司規(guī)范性文件檔案的管理，確保文件檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門形成的規(guī)范性文件檔案的管理。（三）定義規(guī)范性文件檔案是指公司在各項業(yè)務活動中形成的，具有普遍約束力、能夠反復適用的文件材料，包括但不限于規(guī)章制度、辦法、細則、標準、流程等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司規(guī)范性文件檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責歸口管理，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則對規(guī)范性文件檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程進行全程管理，確保文件檔案管理工作的連續(xù)性。3.有效利用原則充分發(fā)揮規(guī)范性文件檔案的作用，提高文件檔案的利用效率，為公司的決策、管理和業(yè)務活動提供有力支持。4.安全保密原則加強規(guī)范性文件檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、損毀和丟失。二、規(guī)范性文件的形成與積累（一）起草與審核1.規(guī)范性文件的起草部門應根據(jù)公司實際情況和業(yè)務需求，認真研究相關(guān)法律法規(guī)、政策規(guī)定和行業(yè)標準，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、科學合理。2.起草過程中，應廣泛征求意見，充分聽取相關(guān)部門、人員的建議和意見，對涉及多個部門的文件，應進行會簽。3.規(guī)范性文件起草完成后，應提交公司相關(guān)領(lǐng)導進行審核，審核內(nèi)容包括文件的合法性、合理性、可行性、準確性等。審核通過后，方可提交發(fā)布。（二）發(fā)布與實施1.規(guī)范性文件經(jīng)審核通過后，應按照公司規(guī)定的程序進行發(fā)布。發(fā)布形式包括公司內(nèi)部文件、公告、規(guī)章制度匯編等。2.發(fā)布后的規(guī)范性文件應及時組織實施，相關(guān)部門和人員應嚴格按照文件要求執(zhí)行。實施過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要修改完善，應及時反饋給起草部門或檔案管理部門。（三）文件積累1.各部門在規(guī)范性文件的起草、審核、發(fā)布和實施過程中，應及時收集、整理相關(guān)文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應按照形成時間順序進行排列，同一事項的文件應集中在一起，便于查閱和管理。3.各部門應指定專人負責文件材料的積累工作，定期將積累的文件材料移交公司檔案管理部門。三、規(guī)范性文件檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）分類方法規(guī)范性文件檔案按照公司業(yè)務分類進行整理，具體分類如下：1.行政管理制度類包括公司行政事務管理、人力資源管理、財務管理、審計管理、法務管理等方面的規(guī)范性文件。2.業(yè)務管理制度類根據(jù)公司不同業(yè)務板塊，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物流管理等方面的規(guī)范性文件。3.其他規(guī)范性文件類除上述兩類之外的其他規(guī)范性文件，如企業(yè)文化建設(shè)、社會責任等方面的文件。（三）編號規(guī)則規(guī)范性文件檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，具體如下：1.年份：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)分類方法，用兩位大寫英文字母表示，如“XG”表示行政管理制度類，“YW”表示業(yè)務管理制度類，“QT”表示其他規(guī)范性文件類。3.流水號：用四位阿拉伯數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年行政管理制度類第一份規(guī)范性文件的編號為“2023XG0001”。（四）歸檔要求1.各部門應在規(guī)范性文件發(fā)布實施后[X]個工作日內(nèi)，將文件材料整理成冊，并填寫《規(guī)范性文件檔案歸檔清單》，一式兩份，一份隨文件材料移交檔案管理部門，一份自留備查。2.檔案管理部門收到各部門移交的規(guī)范性文件檔案后，應進行認真核對，確保文件材料齊全、完整、編號準確。核對無誤后，在《規(guī)范性文件檔案歸檔清單》上簽字確認，并將文件檔案進行歸檔保存。3.規(guī)范性文件檔案應按照分類方法進行存放，同一類別的文件應存放在同一檔案柜或檔案架內(nèi)，并在檔案柜或檔案架上標明類別名稱。4.歸檔的規(guī)范性文件檔案應編制詳細的目錄，目錄應包括文件編號、文件名稱、發(fā)布部門、發(fā)布日期、生效日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應打印成冊，一式兩份，一份隨文件檔案存放，一份單獨保存，便于查閱。四、規(guī)范性文件檔案的保管（一）保管期限規(guī)范性文件檔案的保管期限根據(jù)文件的重要程度、性質(zhì)和作用等因素確定，具體如下：1.長期保管涉及公司重大決策、核心業(yè)務、重要權(quán)益等方面的規(guī)范性文件，保管期限為[X]年。2.中期保管一般業(yè)務性的規(guī)范性文件，保管期限為[X]年。3.短期保管臨時性、階段性的規(guī)范性文件，保管期限為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、防蟲藥品等，確保檔案庫房的安全、整潔、通風良好。2.檔案庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保檔案的安全。3.檔案管理部門應建立檔案庫房管理制度，嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。（三）定期檢查1.檔案管理部門應定期對規(guī)范性文件檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.檢查周期為每年[X]次，檢查結(jié)果應記錄在《規(guī)范性文件檔案檢查記錄》中。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的破損、變質(zhì)、褪色等檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整和可讀。五、規(guī)范性文件檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱規(guī)范性文件檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司規(guī)范性文件檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準，并按照公司規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱規(guī)范性文件檔案，應填寫《規(guī)范性文件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表提供相應的文件檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱規(guī)范性文件檔案，應填寫《規(guī)范性文件檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。審批通過后，借閱人應在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱的文件檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制公司內(nèi)部人員因工作需要復制規(guī)范性文件檔案的，應填寫《規(guī)范性文件檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、復制用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理部門應根據(jù)復制申請表進行復制，并在復制件上加蓋“與原件核對無誤”章。（三）利用登記檔案管理部門應建立規(guī)范性文件檔案利用登記制度，對每一次利用情況進行詳細記錄，包括利用時間（年/月/日）、利用部門、利用人姓名、利用方式（查閱、借閱、復制）、利用內(nèi)容、歸還時間（借閱）等。利用登記記錄應妥善保存，以備查詢。六、規(guī)范性文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則規(guī)范性文件檔案的鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立規(guī)范性文件檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期的規(guī)范性文件檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容鑒定小組應根據(jù)規(guī)范性文件檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值、文件內(nèi)容的重要性等因素，對到期的文件檔案進行全面審查，確定其是否仍具有保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的規(guī)范性文件檔案，應填寫《規(guī)范性文件檔案銷毀申請表》，注明文件編號、文件名稱、銷毀原因等，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀規(guī)范性文件檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在《規(guī)范性文件檔案銷毀記錄》上簽字確認。銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、