PAGE教科處檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教科處檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于教科處全體工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本規(guī)章制度所指檔案是教科處在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教科處檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教科處各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）教科處負(fù)責(zé)人職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督教科處檔案管理工作，將檔案管理工作納入工作計(jì)劃，保障檔案管理工作所需的經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。2.對檔案管理工作中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)教科處檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等具體工作。2.制定和完善檔案管理制度，建立檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。6.對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，掌握檔案的利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為教科處的教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。（三）各科室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保本科室文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理規(guī)定，及時將本科室的文件材料移交檔案管理人員，不得私自留存或銷毀。3.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級教育主管部門下發(fā)的與教科處工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.教科處制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)、科研項(xiàng)目申報(bào)材料、立項(xiàng)批復(fù)、研究成果、結(jié)題報(bào)告等。4.教師培訓(xùn)、進(jìn)修、考核等相關(guān)材料。5.學(xué)生學(xué)籍管理、成績管理、獎懲等材料。6.學(xué)校各類教學(xué)活動、競賽活動、文體活動等的組織實(shí)施材料。7.與外單位交流合作的文件、協(xié)議、紀(jì)要等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室工作人員應(yīng)及時收集本科室產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防原件損壞或丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全，符合檔案管理要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為教學(xué)管理檔案、科研管理檔案、師資隊(duì)伍建設(shè)檔案、學(xué)生管理檔案、行政管理檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.對于一些特殊情況或緊急文件材料，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各科室工作人員對本科室整理好的文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料的質(zhì)量。2.將審核后的文件材料移交檔案管理人員，檔案管理人員進(jìn)行再次審核和整理。3.將整理好的檔案按照分類和編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息。4.將檔案盒放入檔案庫房的相應(yīng)位置，并建立檔案存放索引。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：上級教育主管部門下發(fā)的重要文件、教科處制定的重要規(guī)章制度、教學(xué)科研成果顯著的項(xiàng)目材料、涉及學(xué)校重大利益和重要?dú)v史事件的文件材料等。3.長期保管的檔案主要包括：教學(xué)、科研、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)生管理等方面的常規(guī)性文件材料，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：臨時性、階段性的文件材料，保管期限為1年至不足10年。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損或褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.教科處工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)教科處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)有檔案管理人員在場陪同。3.涉及機(jī)密的檔案，未經(jīng)學(xué)校保密委員會批準(zhǔn)，任何人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.科室負(fù)責(zé)人或教科處負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核簽字。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人員在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案的利用應(yīng)僅限于教學(xué)、科研、管理等工作需要，不得用于其他目的。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用情況的登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由教科處負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.檔案的形成時間、來源、保管期限是否合理。3.檔案的利用價(jià)值是否降低或喪失。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析法：對檔案的整體情況進(jìn)行分析，結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等因素，確定其保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)教科處負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案銷毀申請表》，對需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，并在檔案銷毀清冊上簽字。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立教科處檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化管理的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）