PAGE司法所基本檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)司法所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在司法行政工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合司法所工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于司法所各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：司法所檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映司法所各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為司法所各項(xiàng)工作提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理的要求，及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，送交檔案管理人員。3.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.對(duì)司法所檔案管理工作進(jìn)行全面領(lǐng)導(dǎo)，定期檢查檔案管理工作情況。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，保障檔案管理工作的順利開展。3.審批重要檔案的查閱申請(qǐng)，確保檔案信息的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括司法所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類：包括人民調(diào)解、社區(qū)矯正、安置幫教、法治宣傳、法律援助等業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件材料，如調(diào)解協(xié)議書、社區(qū)矯正檔案、幫教記錄、宣傳資料、法律援助案件卷宗等。3.其他類：與司法所工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件材料，如上級(jí)部門的文件、領(lǐng)導(dǎo)批示、來訪記錄、信訪材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案歸檔要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理、業(yè)務(wù)工作等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案整理與上架1.按照檔案分類編號(hào)順序，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。2.將檔案盒整齊排列上架，便于查閱和管理。（四）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案的動(dòng)態(tài)信息。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.司法所工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)司法所分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督。3.借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、歸還日期等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱和借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案。如需復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（二）檔案利用登記1.建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（三）檔案信息開發(fā)利用1.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，通過編寫檔案資料匯編、專題研究報(bào)告等形式，為司法所各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。2.利用檔案信息開展法治宣傳教育活動(dòng)，為社會(huì)公眾提供法律服務(wù)，提高檔案的社會(huì)效益。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和司法所工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由司法所分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和保管期限。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和同類檔案的保管情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)司法所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的電子文件收集整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.建立電子文件元數(shù)據(jù)管理制度，對(duì)電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息、版本信息等進(jìn)行記錄和管理。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.設(shè)立專門的電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境的管理，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）電子檔案的利用1.建立電子檔案查閱系統(tǒng)，方便司法所工作人員查閱電子檔案。查