PAGE財(cái)務(wù)檔案管理制度規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整與有效利用，為公司的財(cái)務(wù)管理和決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的其他資料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、稅務(wù)資料等。2.保管期限：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同的保管期限，分為永久、定期（10年、30年等）。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)檔案工作，各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管等工作，并接受公司財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實(shí)性、完整性原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.安全保密原則。采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。（二）編號(hào)1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：按照年度和月份順序，每月從1號(hào)開始連續(xù)編號(hào)。例如，20XX年1月的記賬憑證編號(hào)為“記字第1號(hào)記字第XX號(hào)”。3.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬編號(hào)為“總字第X號(hào)”，明細(xì)賬編號(hào)為“明字第X號(hào)”，日記賬編號(hào)為“日字第X號(hào)”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)按照固定資產(chǎn)類別和順序進(jìn)行編號(hào)。...三業(yè)務(wù)流程（一）財(cái)務(wù)檔案的收集1.財(cái)務(wù)部門各崗位人員應(yīng)在每月末或每季度末，及時(shí)將各自工作中形成的財(cái)務(wù)檔案資料整理齊全，移交至檔案管理人員。2.對(duì)于外部單位提供的與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件資料，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)文件等，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集，并移交檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期檢查財(cái)務(wù)檔案的收集情況，確保各類檔案資料及時(shí)、完整地收集到位。（二）財(cái)務(wù)檔案的整理1.檔案管理人員收到財(cái)務(wù)檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。2.對(duì)會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)檢查憑證的完整性，包括原始憑證的粘貼是否規(guī)范、記賬憑證的填寫是否準(zhǔn)確等，然后按照編號(hào)順序進(jìn)行整理。3.對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)檢查賬頁(yè)是否齊全、編號(hào)是否連續(xù)，進(jìn)行必要的修補(bǔ)和裝訂。4.財(cái)務(wù)報(bào)告類檔案，應(yīng)按照?qǐng)?bào)告的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保報(bào)告內(nèi)容清晰、完整。5.其他類檔案，根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，如經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)按照合同類別和簽訂時(shí)間排序。（三）財(cái)務(wù)檔案的裝訂1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，一般每月裝訂一次。裝訂前，應(yīng)檢查憑證的順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因，并在憑證封面上注明。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用棉線在左上角裝訂牢固，憑證厚度一般以1.52厘米為宜。3.在憑證封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等有關(guān)事項(xiàng)，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。4.會(huì)計(jì)賬簿在年度終了后，應(yīng)及時(shí)整理裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)將賬頁(yè)固定牢固，防止賬頁(yè)散失。5.財(cái)務(wù)報(bào)告類檔案在年度終了后，應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行裝訂，確保報(bào)告的完整性和規(guī)范性。（四）財(cái)務(wù)檔案的保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)將整理好的財(cái)務(wù)檔案按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行存放，并建立檔案存放索引，便于查找。3.對(duì)于永久保管的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并進(jìn)行重點(diǎn)保管。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，每年至少一次，檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。5.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（五）財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。3.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱財(cái)務(wù)檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄查閱情況。4.財(cái)務(wù)檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借，必須經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并由檔案管理人員進(jìn)行檢查。（六）財(cái)務(wù)檔案的銷毀1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案管理人員提出銷毀意見，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并注明銷毀日期。4.對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、查閱與借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)本單位的財(cái)務(wù)檔案管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況上報(bào)公司財(cái)務(wù)部門。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的審計(jì)監(jiān)督，積極配合審計(jì)機(jī)構(gòu)的工作，提供真實(shí)、完整的財(cái)務(wù)檔案資料。2.對(duì)于審計(jì)機(jī)構(gòu)提出的關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理方面的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)。五、