PAGE殘疾人協(xié)會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強殘疾人協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘疾人協(xié)會機關各部門、下屬各分支機構(gòu)以及全體工作人員在工作活動中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指殘疾人協(xié)會及所屬機構(gòu)在履行職能、開展業(yè)務、從事各項活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應如實反映協(xié)會工作的歷史全貌，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案服務效率。4.安全保密原則：加強檔案安全防護，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全與完整。二、檔案管理機構(gòu)與職責（一）檔案管理部門協(xié)會設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理協(xié)會的各類檔案。檔案管理部門應配備具有專業(yè)知識和技能的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導各部門做好檔案工作。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，嚴格按照規(guī)定程序進行操作。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確歸檔。2.在工作中形成的各類文件材料，應按照檔案管理要求進行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供真實、準確的檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關文件：包括上級黨委、政府、殘聯(lián)等部門下發(fā)的與協(xié)會工作相關的文件、通知、指示等。2.協(xié)會文件：協(xié)會制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告、會議紀要、決議決定等。3.業(yè)務工作文件：殘疾人康復、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)等業(yè)務工作中形成的文件材料，如項目方案、評估報告、統(tǒng)計報表等。4.會議文件：協(xié)會組織召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、發(fā)言材料、會議記錄等。5.人事檔案：協(xié)會工作人員的個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲、工資等材料。6.財務檔案：協(xié)會財務工作中形成的會計憑證、賬簿、報表等文件材料。7.聲像檔案：協(xié)會工作活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.實物檔案：協(xié)會獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物。（二）收集要求1.各部門應及時將工作中形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理規(guī)定進行整理。2.對于重要文件和資料，應實行雙套制或多套制保存，確保檔案的安全。3.收集的檔案應保持原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有系統(tǒng)性和唯一性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，符合要求的予以歸檔。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括協(xié)會的重要文件、法規(guī)性文件、歷史沿革資料、重要會議記錄等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括一般性業(yè)務文件、重要項目資料等。4.短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括一般性文件、臨時性工作資料等。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應按照保管期限、類別等進行有序排列存放，方便查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。4.防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失，對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的正確使用。2.優(yōu)先滿足協(xié)會工作需要，為協(xié)會決策、業(yè)務開展、歷史研究等提供支持。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.出具證明：根據(jù)利用者的要求，為其出具檔案相關證明材料。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應及時歸還檔案，并由檔案管理人員進行核對。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務人員和相關領導組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準后，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應注明檔案的名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息，一式兩份。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門負責人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務水平，為協(xié)會工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對掃描后的檔案進行分類、著錄、標引等處理，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員進行日常操作。2.提供權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的職責和需求，設置相應的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）安全保障1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、加密技術、訪問控制等措施，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.對檔案管理人員進行信息化技能培訓，提高其操作水平和安全意識。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.協(xié)會建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應定期向協(xié)會領導匯報檔案管理工作情況，接受領導的監(jiān)督和指導。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設施設備的配備和使用情況，確保檔案保管環(huán)境安全。3.檔案信息化建設情況，包括數(shù)字化檔案的質(zhì)量、系統(tǒng)運行情況等。4.檔案管理人員的工作情況，包括業(yè)務能力、工作責任心等。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問