PAGE村委會(huì)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村委會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在村委會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村委會(huì)各類檔案的歸檔管理工作，包括但不限于村務(wù)管理、財(cái)務(wù)收支、村民信息、政策文件、會(huì)議記錄等方面形成的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村委會(huì)檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映村委會(huì)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，內(nèi)容完整可靠。3.分類科學(xué)原則按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）村委會(huì)主任職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督村委會(huì)檔案管理工作，將檔案管理納入村委會(huì)整體工作規(guī)劃。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等條件。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，組織實(shí)施檔案管理工作流程。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立健全檔案檢索工具。4.定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。6.積極為村委會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案參考資料。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的與村委會(huì)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.村委會(huì)制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、規(guī)章制度等文件材料。3.村務(wù)管理方面的文件，如村民自治章程、村規(guī)民約、選舉資料、土地承包合同、宅基地審批文件等。4.財(cái)務(wù)收支方面的憑證、報(bào)表、賬目等資料。5.村民信息檔案，包括村民基本情況登記表、家庭成員信息、社會(huì)保障信息等。6.會(huì)議記錄、紀(jì)要，包括村委會(huì)會(huì)議、村民代表會(huì)議、黨員大會(huì)等會(huì)議形成的記錄。7.各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查資料、調(diào)研報(bào)告等。8.反映村委會(huì)工作活動(dòng)的照片、音像資料等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，整理分類，移交檔案管理人員。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)同時(shí)收集其電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、村務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、社會(huì)保障類、文化教育類、醫(yī)療衛(wèi)生類、其他類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得壓字、掉頁(yè)。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行裱糊或折疊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于一些重大活動(dòng)或?qū)ｍ?xiàng)工作形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或工作完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)審核合格的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。4.將檔案盒存放在檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.對(duì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.村委會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案。2.村民因個(gè)人事務(wù)需要查閱與其自身相關(guān)的檔案。3.上級(jí)有關(guān)部門因工作需要查閱村委會(huì)檔案。4.其他經(jīng)村委會(huì)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱檔案。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)村委會(huì)主任批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并提醒借閱者注意保護(hù)檔案安全，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、份數(shù)等信息。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合村委會(huì)工作實(shí)際，確定檔案的保管期限。2.對(duì)已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村委會(huì)主任擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保管期限。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合村委會(huì)工作特點(diǎn)，制定適合本村委會(huì)的檔案保管期限表。3.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，填寫檔案銷毀清冊(cè)。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)村委會(huì)主任批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)村委會(huì)檔案的信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理工作的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備的操作技能，確保信息化管理工作的正常開展。