PAGE幼兒園校舍檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園校舍檔案管理，確保校舍檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮校舍檔案在幼兒園建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本幼兒園實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園校舍檔案的收集、整理、保管、利用等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園校舍檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則校舍檔案應(yīng)如實(shí)反映校舍建設(shè)、使用、維護(hù)等實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料詳實(shí)。3.分類科學(xué)原則按照校舍檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則采取有效措施確保校舍檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本幼兒園校舍檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)校舍檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好校舍檔案的形成、積累和歸檔工作。4.定期對(duì)校舍檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門校舍檔案的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。每學(xué)期末，各部門應(yīng)將本學(xué)期涉及校舍建設(shè)、維修、使用等方面的文件材料進(jìn)行整理，分類裝訂成冊(cè)，填寫移交清單，移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好校舍檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借校舍檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)校舍檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、清點(diǎn)，確保檔案的質(zhì)量。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目，編制檢索工具，方便檔案的查找利用。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.幼兒園新建、改建、擴(kuò)建校舍項(xiàng)目的相關(guān)文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.校舍日常維修、維護(hù)記錄，包括維修申請(qǐng)、維修方案、維修合同、維修費(fèi)用清單、維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.校舍安全檢查記錄，包括定期檢查報(bào)告、專項(xiàng)檢查報(bào)告、安全隱患整改記錄等。4.校舍使用情況記錄，包括教室、辦公室、功能室等的使用安排、調(diào)整記錄等。5.與校舍相關(guān)的其他文件材料，如校舍產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證明等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)校舍檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）收集時(shí)間1.新建、改建、擴(kuò)建校舍項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門。2.校舍日常維修、維護(hù)工作完成后，維修部門應(yīng)在一周內(nèi)將相關(guān)檔案移交檔案管理部門。3.校舍安全檢查工作結(jié)束后，檢查部門應(yīng)在三天內(nèi)將檢查記錄移交檔案管理部門。4.每學(xué)期末，各部門應(yīng)將本學(xué)期涉及校舍的相關(guān)檔案材料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照校舍建設(shè)項(xiàng)目、維修項(xiàng)目、安全檢查、使用情況等類別進(jìn)行分類。2.每個(gè)類別下再根據(jù)檔案材料的性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序，剔除重復(fù)、無效的材料。2.按照檔案材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，編制目錄。3.對(duì)重要的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理期限檔案管理部門應(yīng)在接收檔案材料后的兩個(gè)月內(nèi)完成整理工作。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。（三）保管期限1.永久保管：幼兒園新建、改建、擴(kuò)建校舍項(xiàng)目的相關(guān)文件材料，校舍產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證明等重要檔案。2.長(zhǎng)期保管：校舍日常維修、維護(hù)記錄，校舍安全檢查記錄等檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：校舍使用情況記錄等檔案，保管期限為[X]年。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)校舍檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案鑒定（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合幼兒園實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清單，報(bào)經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）鑒定期限檔案管理部門應(yīng)每[X]年對(duì)校舍檔案進(jìn)行一次鑒定。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.校舍檔案的數(shù)量、種類、保管期限等。2.檔案的收集、整理、保管、利用等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，及時(shí)上報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。2.根據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理水平。八、檔案利用（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門因工作需要查閱校舍檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱校舍檔案。3.涉及校舍建設(shè)、維修、安全等方面的法律糾紛需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱校舍檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以登記，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。（三）利用期限查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)重新辦理手續(xù)。九、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育。2.對(duì)涉及幼兒園機(jī)密的校舍檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，實(shí)行專人專管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，無關(guān)人員不得進(jìn)入。4.檔案管理人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。