PAGE測繪檔案資料室管理制度一、總則（一）目的為加強測繪檔案資料室的管理，確保測繪檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織測繪檔案資料室的檔案資料管理工作，包括測繪項目形成的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙等資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用及銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：測繪檔案資料室對全公司/組織的測繪檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的測繪檔案資料必須是真實反映測繪項目實際情況的原始記錄，不得擅自篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集測繪項目各個階段形成的各類檔案資料，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密的測繪檔案資料進行妥善保管，防止失密、泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案資料的整理和存儲方式，提高檔案資料的檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱利用。二、檔案資料收集（一）收集范圍1.測繪項目前期文件：包括項目立項申請、可行性研究報告、項目設(shè)計書、技術(shù)設(shè)計書等。2.測繪過程中形成的文件：如測繪技術(shù)方案、觀測記錄、計算資料、質(zhì)量檢查報告、技術(shù)總結(jié)等。3.測繪成果資料：包括地形圖、地籍圖、房產(chǎn)圖、地下管線圖、控制測量成果、地形測量成果、攝影測量成果、遙感影像數(shù)據(jù)等各類紙質(zhì)和電子資料。4.與測繪項目相關(guān)的其他資料：如項目合同、協(xié)議、往來函件、會議紀要、驗收報告等。（二）收集要求1.項目負責(zé)人應(yīng)及時組織收集本項目形成的各類檔案資料，確保資料的齊全完整。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲介質(zhì)可靠，并與紙質(zhì)檔案資料內(nèi)容一致。（三）收集流程1.項目實施過程中，各作業(yè)小組應(yīng)定期將本小組形成的檔案資料整理后交至項目負責(zé)人。2.項目負責(zé)人在項目完成后，對收集到的檔案資料進行初步審核，確保資料符合要求后，填寫《測繪檔案資料移交清單》，將檔案資料移交至測繪檔案資料室。3.測繪檔案資料室接收人員對移交的檔案資料進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與項目負責(zé)人溝通解決。核對無誤后，在《測繪檔案資料移交清單》上簽字確認，并將檔案資料納入檔案資料室管理。三、檔案資料整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照測繪專業(yè)分類：如大地測量、攝影測量與遙感、工程測量、地籍測繪、房產(chǎn)測繪、地理信息系統(tǒng)工程等。2.按照項目階段分類：如項目前期、項目實施、項目驗收等。3.按照檔案資料的載體形式分類：如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理：對收集到的紙質(zhì)檔案資料進行分類、排序，去除重復(fù)、無用的資料。按照檔案資料的形成時間順序或重要程度進行編號，編寫檔號。填寫檔案資料目錄，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)等信息。對檔案資料進行裝訂，確保整齊牢固，便于查閱。2.電子檔案整理：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對電子檔案資料進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子檔案資料進行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，體現(xiàn)檔案資料的主要內(nèi)容和時間信息。建立電子檔案資料索引數(shù)據(jù)庫，錄入檔案資料的檔號、題名、日期、責(zé)任者、存儲路徑等信息，方便檢索利用。3.聲像檔案整理：對聲像檔案資料進行分類整理，如照片、錄音、錄像等。為聲像檔案資料編寫文字說明，包括拍攝時間、地點人物、事件內(nèi)容等信息。將聲像檔案資料存儲在專用的存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）整理要求1.整理后的檔案資料應(yīng)分類明確、排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰，便于查找和利用。2.檔案資料的整理應(yīng)遵循保持文件之間歷史聯(lián)系的原則，不得隨意打亂或重新組合。3.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性和可讀性。四、檔案資料歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的測繪項目各類檔案資料均應(yīng)進行歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。（二）歸檔時間1.測繪項目完成后[X]個工作日內(nèi)，項目負責(zé)人應(yīng)將整理好的檔案資料移交至測繪檔案資料室進行歸檔。2.對于跨年度的測繪項目，應(yīng)在每年年底將本年度形成的檔案資料進行歸檔。（三）歸檔流程1.測繪檔案資料室接收歸檔的檔案資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號順序進行上架存放。2.對歸檔的檔案資料進行登記，建立《測繪檔案資料歸檔登記簿》，記錄檔案資料的檔號、題名、日期、責(zé)任者、歸檔時間等信息。3.將歸檔的檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。五、檔案資料保管（一）保管環(huán)境1.測繪檔案資料室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間作為庫房，確保檔案資料的安全存儲。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，定期檢查維護，確保其正常運行。3.庫房的溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)存儲在專用的光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的存儲目錄，注明檔案資料的內(nèi)容、存儲時間等信息。（三）保管要求1.定期對檔案資料進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。2.對磁性存儲介質(zhì)上的電子檔案資料，應(yīng)定期進行轉(zhuǎn)存，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.嚴格遵守檔案資料的保密規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得擅自進入檔案資料室查閱、借閱檔案資料。4.做好檔案資料的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案資料的安全。六、檔案資料借閱（一）借閱范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可借閱測繪檔案資料室的檔案資料。（二）借閱流程1.借閱人填寫《測繪檔案資料借閱申請表》，注明借閱檔案資料的檔號、題名、借閱時間、借閱用途等信息。2.借閱人所在部門負責(zé)人對申請表進行審核，簽字同意后報測繪檔案資料室負責(zé)人審批。3.測繪檔案資料室負責(zé)人根據(jù)借閱申請情況，對符合借閱條件的申請進行審批，并在申請表上簽字批準(zhǔn)。4.借閱人憑批準(zhǔn)后的《測繪檔案資料借閱申請表》到測繪檔案資料室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案資料。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護檔案資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失檔案資料。2.借閱的檔案資料僅限在本公司/組織內(nèi)部使用，不得帶出公司/組織。如需帶出，應(yīng)經(jīng)測繪檔案資料室負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人歸還檔案資料時，應(yīng)保證檔案資料的完整性和整潔性，測繪檔案資料室管理人員應(yīng)對歸還的檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與借閱人溝通解決。七、檔案資料利用（一）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員可到測繪檔案資料室查閱檔案資料，了解相關(guān)項目的歷史情況和技術(shù)資料。2.復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)測繪檔案資料室負責(zé)人批準(zhǔn)，借閱人可對檔案資料進行復(fù)制，但應(yīng)保證復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。3.咨詢：公司/組織內(nèi)部人員可就測繪項目相關(guān)問題向測繪檔案資料室管理人員進行咨詢，獲取相關(guān)信息和技術(shù)支持。（二）利用要求1.利用檔案資料時，應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案資料中涉及的國家機密、商業(yè)秘密等信息。2.利用檔案資料后，應(yīng)及時將檔案資料歸還測繪檔案資料室，不得擅自留存或轉(zhuǎn)借他人。3.測繪檔案資料室應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案資料利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時提供相關(guān)檔案資料，并做好利用記錄。八,檔案資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的測繪檔案資料。2.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無利用價值的測繪檔案資料。3.經(jīng)鑒定確認屬于應(yīng)銷毀的其他測繪檔案資料。（二）銷毀流程1.測繪檔案資料室定期對庫存檔案資料進行清查，提出擬銷毀檔案資料清單，報公司/組織檔案管理部門審核。2.公司/組織檔案管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案資料進行鑒定，確認是否符合銷毀條件。3.經(jīng)鑒定同意銷毀的檔案資料，由測繪檔案資料室填寫《測繪檔案資料銷毀申請表》，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由測繪檔案資料室指定專人負責(zé)銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《測繪檔案資料銷毀清冊》上簽字