PAGE醫(yī)院信息科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院信息科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院信息化建設(shè)、醫(yī)療服務(wù)、科研教學(xué)等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院信息科在工作中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于信息系統(tǒng)建設(shè)文檔、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置文件、信息安全相關(guān)資料、用戶(hù)培訓(xùn)資料、科研項(xiàng)目文檔等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：信息科檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映信息科工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理信息科工作中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，便于檔案的查詢(xún)、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）信息科主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)信息科檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.審核檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，為檔案管理工作提供必要的資源支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、借閱、利用等情況。3.維護(hù)檔案庫(kù)房的環(huán)境安全，確保檔案的實(shí)體安全。4.按照規(guī)定的流程辦理檔案的查詢(xún)、借閱、歸還等手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。5.參與檔案數(shù)字化工作，負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。（三）信息科其他人員職責(zé)1.各崗位工作人員負(fù)責(zé)及時(shí)將工作中形成的文件材料整理后移交檔案管理人員。2.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的需求分析報(bào)告、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案、備份記錄、恢復(fù)演練報(bào)告等。3.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置文件、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)記錄等。4.信息安全策略文檔、安全審計(jì)報(bào)告、應(yīng)急響應(yīng)記錄等。5.用戶(hù)培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。6.信息科開(kāi)展的科研項(xiàng)目文檔，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文發(fā)表等資料。7.醫(yī)院信息化相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、通知、請(qǐng)示報(bào)告等文件材料。8.其他與醫(yī)院信息科工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，整理后移交檔案管理人員。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，可分為信息系統(tǒng)建設(shè)類(lèi)、數(shù)據(jù)管理類(lèi)、網(wǎng)絡(luò)管理類(lèi)、信息安全類(lèi)、用戶(hù)培訓(xùn)類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢(xún)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)檔案編號(hào)、題名等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用密集架存放，按照分類(lèi)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限1.永久保管：對(duì)醫(yī)院信息化建設(shè)具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)的核心文檔、涉及醫(yī)院重大信息安全事件的檔案等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定定期保管期限，一般分為30年、10年等。到期后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）檔案清查盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案賬實(shí)相符。2.清查盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案，以了解醫(yī)院信息化建設(shè)情況、獲取相關(guān)數(shù)據(jù)和信息等。2.醫(yī)院科研教學(xué)人員因開(kāi)展科研項(xiàng)目、撰寫(xiě)論文等需要查閱相關(guān)檔案資料。3.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱醫(yī)院信息科檔案，但必須經(jīng)過(guò)醫(yī)院相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：如需借閱檔案，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、信息科主任簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、損壞檔案。3.外部查閱：外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，并按照規(guī)定做好查閱記錄。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人員、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和跟蹤。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由信息科主任擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀；對(duì)仍有一定利用價(jià)值但保管期限已滿(mǎn)的檔案，可經(jīng)鑒定后延長(zhǎng)保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》。2.將《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》報(bào)信息科主任審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》。3.按照《檔案銷(xiāo)毀清單》對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀完畢后，在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。5.將銷(xiāo)毀情況記錄在檔案管理臺(tái)賬中，并將《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》、《檔案銷(xiāo)毀清單》等相關(guān)材料整理歸檔，永久保存。七、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際需要，逐步對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和利用。（二）數(shù)字化流程1.掃描：選擇合適的掃描設(shè)備和掃描參數(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（三）數(shù)字化管理要求1.建立數(shù)字化檔案