PAGE安置點檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為了加強安置點檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在安置點工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在各類安置點開展工作過程中形成的所有檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則安置點檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映安置點工作的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集、整理安置點工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及個人隱私、敏感信息等檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善安置點檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管安置點各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。3.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.為公司/組織各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在安置點工作中形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，定期將整理好的檔案移交檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常工作，保證檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案。5.參與檔案鑒定、銷毀等工作，協(xié)助做好檔案統(tǒng)計工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.安置點規(guī)劃設(shè)計文件，包括選址報告、規(guī)劃圖紙、建設(shè)方案等。2.安置點建設(shè)過程中的各類文件，如施工許可證、工程合同、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收資料等。3.安置點入住人員信息檔案，包括個人基本情況、家庭關(guān)系、安置協(xié)議等。4.安置點管理服務(wù)文件，如管理制度、工作記錄、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等。5.安置點各類活動資料，如文化活動、教育培訓(xùn)、醫(yī)療服務(wù)等相關(guān)文件、照片、影像資料等。6.與安置點相關(guān)的上級文件、通知、批示等。7.其他與安置點工作有關(guān)的具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案收集的及時性。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同類別，如建設(shè)類、人員安置類、管理服務(wù)類等。每個類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案給予唯一的編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用年份+類別代碼+流水號的形式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在每季度末將本季度形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對于重大項目或重要工作形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或工作完成后一個月內(nèi)完成歸檔移交。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范，編號清晰，目錄準(zhǔn)確。2.檔案管理人員應(yīng)對歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案質(zhì)量。3.交接雙方應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，明確交接檔案的名稱、數(shù)量、狀況等信息，并簽字確認(rèn)。（三）移交程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案送至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，按照規(guī)定進(jìn)行登記、上架，并更新檔案數(shù)據(jù)庫。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存儲1.按照檔案分類和編號順序，將檔案存放于檔案柜或貨架上，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并存儲于不同的物理位置。同時，定期對電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（四）檔案盤點1.每年定期對檔案進(jìn)行全面盤點，核對檔案的數(shù)量、狀況等信息，確保檔案賬實相符。2.盤點過程中如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，如需借出查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱安置點檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂檔案借閱承諾書，明確借閱期限、保密責(zé)任等事項。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、涂改、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如無問題，辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映安置點工作重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要包括安置點建設(shè)過程中一般性文件、重要活動資料等。3.短期保管：保管期限為[X]年以下的檔案，如臨時性工作文件、一般性通知等。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。八、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、整理和分析工作，及時向上級部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）信息化管理1.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的