PAGE縣人大機關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強縣人大機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在縣人大各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣人大機關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。縣人大機關(guān)檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映縣人大機關(guān)的工作活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則。全面收集、整理和保存縣人大機關(guān)在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務(wù)工作的效率和質(zhì)量。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立縣人大機關(guān)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由辦公室主任擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。（二）辦公室辦公室是縣人大機關(guān)檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本機關(guān)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本機關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目和裝訂，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向縣檔案局移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機關(guān)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作考核。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.按照檔案管理要求，及時將本部門在工作活動中形成的各類文件材料收集齊全、整理規(guī)范，并定期移交辦公室。2.協(xié)助辦公室做好檔案的查閱、借閱和利用工作，提供必要的檔案信息和資料。3.配合辦公室開展檔案管理工作的各項活動，如檔案整理、數(shù)字化錄入等。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與縣人大工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.縣人大機關(guān)形成的各類文件材料，包括黨組文件、常委會文件、主任會議文件、工作匯報、調(diào)研報告、會議記錄、簡報、信息等。3.縣人大機關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項目資料等。4.縣人大組織的各類會議、活動形成的文件材料，如會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要、照片、音像資料等。5.縣人大代表的議案、建議、批評和意見及辦理情況的文件材料。6.縣人大機關(guān)工作人員的人事檔案、考核材料、獎懲記錄等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式規(guī)范、存儲安全。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交辦公室，移交時應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保存價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。年度：按照文件形成的自然年度進(jìn)行劃分。保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。機構(gòu)（問題）：根據(jù)縣人大機關(guān)的部門設(shè)置和工作職能，結(jié)合文件內(nèi)容進(jìn)行分類。2.科技檔案按照項目進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷，包括項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等各個階段形成的文件材料。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理，并按照年度順序排列。4.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理，同時編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。5.實物檔案按照類別進(jìn)行整理，如榮譽證書、紀(jì)念品、印章等，并附上簡要說明。（五）編目與裝訂1.編目：對整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔號、目錄等檢索工具。檔號應(yīng)包括全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）代碼、件號等要素，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.裝訂：文書檔案一般采用A4紙張左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。其他載體形式的檔案根據(jù)實際情況進(jìn)行裝訂或裝盒保管。四、檔案的保管（一）保管場所1.辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限和年度順序，將檔案存放在檔案密集架上，并在密集架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.對不同載體形式的檔案應(yīng)分別存放，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等，避免相互混淆。3.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等的保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實際情況確定。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（四）檔案清查與統(tǒng)計1.辦公室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，按時報送上級主管部門和檔案行政管理部門。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本機關(guān)檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則。檔案利用應(yīng)圍繞縣人大工作大局，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作研究、代表履職等提供有力支持。3.方便快捷原則。簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.保密安全原則。嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全和完整。（二）利用范圍1.縣人大機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.縣人大代表查閱與履職相關(guān)的檔案資料。3.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案。4.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等依法查閱本機關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.縣人大機關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.縣人大代表查閱檔案，應(yīng)憑代表證到辦公室辦理查閱手續(xù)。3.上級機關(guān)、其他單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。4.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等依法查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)辦公室主任審核后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案庫房內(nèi)查閱檔案，查閱時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。（五）利用登記辦公室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱（借閱、復(fù)制）時間、檔案名稱、數(shù)量、用途等。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，定期進(jìn)行整理和歸檔。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立縣人大機關(guān)檔案鑒定小組，由辦公室主任擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定原則1.全面審查原則。對檔案的內(nèi)容、來源、形式、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.價值決定原則。根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，確定檔案的存毀。3.慎重對待原則。對涉及重要歷史事件、重要人物、重要決策等檔案，應(yīng)慎重鑒定，避免誤毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，逐件確定檔案的存毀。2.綜合分析法。結(jié)合檔案的形成背景、保管情況、利用需求等因素，綜合分析檔案的價值，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案存毀意見，填寫《檔案鑒定銷毀清冊》，經(jīng)辦公室主任審核后，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，辦公室負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案鑒定銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。（五）銷毀記錄辦公室應(yīng)建立檔案銷毀記錄制度，對檔案銷毀的時間、地點、內(nèi)容、數(shù)量、監(jiān)銷人員等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并將銷毀記錄與《檔案鑒定銷毀清冊》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立縣人大機關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.實現(xiàn)檔案信息的實時共享和遠(yuǎn)程查詢，為縣人大機關(guān)工作人員和代表提供便捷的檔案服務(wù)。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失、不被篡改。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF等。2.對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等，確保圖像清晰、完整。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，建立檔案數(shù)據(jù)庫，著錄項目應(yīng)包括檔號、題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限等。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用符合檔案管理要求的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊。2.對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，滿足縣人大機關(guān)檔案管理的個性化需求。3.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備