PAGE檔案資料管理辦法與制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法與制度。（二）適用范圍本辦法與制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失，確保檔案資料的安全性。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查詢(xún)、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案資料的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案資料分類(lèi)1.行政檔案包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同，行政公文、函件等。2.財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)預(yù)算、決算，審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料，資金管理、資產(chǎn)管理等相關(guān)文件。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等，具體包括業(yè)務(wù)合同、訂單、協(xié)議，客戶(hù)資料、供應(yīng)商資料，產(chǎn)品資料、項(xiàng)目資料，業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。4.技術(shù)檔案包括公司/組織的技術(shù)研發(fā)成果、專(zhuān)利技術(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程，工藝文件、圖紙、設(shè)計(jì)方案等。5.其他檔案不屬于上述分類(lèi)的其他檔案資料，如榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、合同糾紛處理文件等。（二）檔案資料編號(hào)1.檔案資料編號(hào)采用“分類(lèi)代碼+年度+流水號(hào)”的方式，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.分類(lèi)代碼按照上述檔案資料分類(lèi)進(jìn)行編制，例如：行政檔案用“XZ”表示，財(cái)務(wù)檔案用“CW”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示，技術(shù)檔案用“JS”表示，其他檔案用“QT”表示。3.年度采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，例如：2023年表示為“23”。4.流水號(hào)按照檔案資料形成的先后順序依次編排，從001開(kāi)始，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。5.例如，一份2023年形成的行政檔案，流水號(hào)為005，則其編號(hào)為“XZ23005”。三、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料的收集范圍應(yīng)涵蓋本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件、資料、圖表等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、實(shí)物等。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案資料，應(yīng)實(shí)行全過(guò)程跟蹤收集，確保檔案資料的全面性和準(zhǔn)確性。4.員工離職時(shí)，應(yīng)將本人在工作期間形成的檔案資料整理移交至所在部門(mén)檔案管理人員。（二）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保電子文件的格式規(guī)范、命名準(zhǔn)確、存儲(chǔ)安全。4.整理后的檔案資料應(yīng)建立相應(yīng)的目錄清單，注明檔案資料的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，便于查詢(xún)和利用。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行審核，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過(guò)的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，按照檔案資料的編號(hào)順序進(jìn)行存放，確保檔案資料的有序排列。3.歸檔后的檔案資料應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，明確檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、移交日期等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。（二）保管要求1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案資料的損壞、丟失等問(wèn)題。4.對(duì)于重要檔案資料，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案資料的丟失。5.檔案資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，重要會(huì)議紀(jì)要、決議，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案資料保管期限一般為10年至50年，主要包括業(yè)務(wù)合同、訂單、協(xié)議，客戶(hù)資料、供應(yīng)商資料，產(chǎn)品資料、項(xiàng)目資料等。短期保管的檔案資料保管期限一般為1年至10年，主要包括一般性的行政公文、函件，日常業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。五、檔案資料的查詢(xún)與借閱（一）查詢(xún)規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查詢(xún)檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查詢(xún)申請(qǐng)表，注明查詢(xún)的檔案資料名稱(chēng)、編號(hào)、查詢(xún)目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查詢(xún)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案查詢(xún)申請(qǐng)表，為查詢(xún)?nèi)藛T提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查詢(xún)登記簿上記錄查詢(xún)?nèi)藛T的姓名、部門(mén)、查詢(xún)時(shí)間、查詢(xún)內(nèi)容等信息。3.查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢(xún)，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行辦理。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱的檔案資料名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，應(yīng)向借閱人員發(fā)放檔案資料，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱人員的姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后，在檔案借閱登記簿上注明歸還時(shí)間，并辦理借閱注銷(xiāo)手續(xù)。六、檔案資料的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的存毀價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、性質(zhì)、保存價(jià)值等因素，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面、客觀的評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定審批表，注明檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、鑒定意見(jiàn)、銷(xiāo)毀建議等信息，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）銷(xiāo)毀規(guī)定1.對(duì)于經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.銷(xiāo)毀檔案資料時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料的徹底銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上記錄銷(xiāo)毀檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息，監(jiān)銷(xiāo)人員和銷(xiāo)毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案資料的保管期限相同。七、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化管理系統(tǒng)，提高檔案資料的管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)等，確保檔案資料信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，并按照檔案資料的分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)。3.開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案資料的安全和保密。4.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化管理水平和操作能力。八、檔案資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)建立檔案資料管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查詢(xún)、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案資料信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。3.監(jiān)督檢查方式包括定期檢查、不定期抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司/組織應(yīng)建立檔案資料管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)的檔案資料管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案資料管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、工作落實(shí)、信息化